De zoektocht naar een kantoorruimte, iedere ondernemer krijgt ermee te maken. Je zult denken; er is toch voldoende ruimte vrij? Niet overal! En daarnaast staan sommige kantoorgebouwen niet voor niets leeg. Ze zijn rijp voor de sloop, transformatie of er is een andere reden waarom je niet daar gehuisvest wilt zijn. Maar hoe vind je dan wel jouw ideale kantoorruimte? De beste manier om dat aan te pakken vertellen we je in dit blog.
Tip 1: Maak gebruik van je eigen netwerk om kantoorruimte te vinden
Loopt je huidige huurcontract af? Of ga je voor het eerst een (flexibel) kantoor huren? Dan zijn de tips in dit blog voor jou een must. De eerste tip: Maak gebruik van je eigen netwerk! Er zijn altijd mensen in je eigen netwerk aanwezig die ervaring hebben met het huren van een kantoor. LinkedIn is overigens een erg handig hulpmiddel.
Plaats een bericht waarin je vermeld dat je op zoek bent naar een nieuw kantoor. Vergeet niet aan te geven per wanneer je ruimte zoekt. Vraag om tips in je bericht. Je zult versteld staan van de reacties en de behoefte van mensen in je netwerk om jou te helpen. Hetzelfde kun je natuurlijk doen op Facebook of andere social media. Echter de meest kwalitatieve respons krijg je meestal op LinkedIn.
Let op (!) Kantoorruimte huren via een makelaar is niet aan te raden. Vaak zorgt dit ongemerkt voor een hogere huurprijs. De verhuurder belast de makelaarskosten namelijk door in jouw huurprijs.
Tip 2: Kies een locatie waar je goed bereikbaar bent voor je klanten én collega’s
Een locatie kiezen die bij jouw bedrijf past is essentieel. Zorg ervoor dat je goed bereikbaar bent voor je klanten (indien je deze op kantoor ontvangt). Maar ook voor je collega’s! Waar wonen je collega’s? En hoe reizen ze? Wanneer je deze informatie verzamelt kom je er vanzelf achter wat de meest geschikte locatie is voor jouw bedrijf.
Reizen veel van je collega’s/klanten per openbaar vervoer, dan is een OV-locatie een must (bijvoorbeeld de Zuidas of Rotterdam Centraal). Maar wordt er veel per auto gereisd, dan is het wellicht handiger om dichtbij een op- en afrit van de snelweg gehuisvest te zijn. Rijd je elektrisch? Kies dan voor een kantoorpand waar je, je auto kunt opladen.
Waarom kiezen voor een centrumlocatie? Ondernemers die kiezen voor een centrumlocatie doen dit vaak omdat ze hier gemakkelijk met klanten/relaties ergens kunnen lunchen. Ze vinden het een toegevoegde waarde hebben voor de uitstraling van hun bedrijf. Maar ook omdat je in het centrum gemakkelijker verbinding legt met andere ondernemers en dus je netwerk kunt uitbreiden.
Tip 3: Bedenk of je faciliteiten zou willen delen met anderen
Geen ondernemer wil te veel betalen. Denk daarom goed na over faciliteiten die je zou willen delen. Heb je een eigen keuken(tje) nodig of kun je ook van een gemeenschappelijke pantry gebruik maken? Hetzelfde geldt voor vergaderruimte. Je kunt kiezen voor een eigen vergaderkamer, maar vergaderkamers staan het overgrote deel van de tijd leeg. In dat geval, kun je ook kiezen voor een gedeelde vergaderkamer. Het delen van deze faciliteiten scheelt je in de huurprijs!
Indien je bereid bent om de pantry, vergaderruimte, receptie en het sociale hart te delen, dan kun je het beste kiezen voor een operator. Een operator is een verhuurder van kantoorruimte die je volledig ontzorgt. Van schoonmaak tot en met het aanvullen van de koffiebonen. Jij kunt je met jouw bedrijf volledig richten op datgene waar jij goed in bent. Ben je net gestart? Dan kies je voor een (flex)werkplek in de kantoortuin van een operator.
Heb je een grotere vloer nodig vanaf enkele honderden vierkante meters? Dan is het slim om alle faciliteiten in ‘eigen huis’ te hebben. Je bent niet afhankelijk van de beschikbaarheid van een vergaderkamer, je hoeft je niet af te vragen of de pantry nog schoon is, en laat je gasten ontvangen door je eigen receptionist(e).
Tip 4: Niet iedere collega heeft een eigen werkplek nodig
Locatie gekozen? Check. Nagedacht over het delen van faciliteiten? Check. De volgende stap is om na te denken of je voor iedere collega een vaste werkplek nodig hebt. Binnen veel organisaties werken parttimers en/of accountants. Niet al deze collega’s hebben een eigen werkplek nodig. En wat te denken van thuiswerken? Veel collega’s vinden het prima om enkele dagen per week thuis te werken. Dat zou betekenen dat je deze werkplekken kunt delen. Het zogenoemde shared desk systeem.
Tip 5: De voordelen van een gemeubileerde of juist ongemeubileerde kantoorruimte
Kies je voor een ingerichte kantoorruimte (turnkey) of neem je liever je eigen meubilair mee? Indien je nog over prima meubilair beschikt kun je dit in veel gevallen meenemen naar je nieuwe kantoor. Dat scheelt natuurlijk in de kosten, immers spreid je de afschrijving van het meubilair dan over een langere periode uit. Maar heb je geen meubilair of geen geschikte/eigentijdse meubels meer? Dan kun je ervoor kiezen om turnkey kantoorruimte te huren. Je huurt dan een eigen kantoor inclusief meubilair. Huur je een hele vloer? Gebruik dan je inbouwpakket/kantoorinrichting als onderhandelingspunt met de verhuurder.
Tip(!) In het huurcontract komt de term VVO (verhuurbaar vloeroppervlak) vaak terug. Het VVO is niet hetzelfde als de netto vierkante meters (NVO) van jouw eigen kantoor. Je NVO is altijd (een behoorlijk stuk) kleiner dan het in het huurcontract beschreven VVO.
