Projectmanagement software: In één oogopslag de status van jouw project

Er worden vaak projecten gedaan en dit levert veel antwoorden en inzichten op, maar zonder projectmanagement software is dit bijna onmogelijk. Het uitvoeren van een project vraagt om veel administratie om het overzicht te houden. Dit is van groot belang voor de onderneming en doordat ene project wordt uitgevoerd oor meerdere personen kan de administratie nog wel eens complex worden en veel werk. Voor een project is het nodig om te weten wie wat doet en onderdelen van het project moeten gedefinieerd worden. De status en voortgang van het project is cruciaal voor het behalen van de projectdoelen. Met projectmanagement software weet je in één oogopslag hoe ver het project is doordat je kan zien wie waarmee bezig is en wat er nog gedaan moet worden. 

Wat is projectmanagement software precies?

Software voor projectmanagement is ondersteuning voor de planning van een project. Taken en activiteiten worden hierin gezet en worden gedefinieerd zodat er goed inzicht is van het gehele project. De software verwerkt alle gegevens waardoor er een erg handig totaaloverzicht wordt weergegeven. Hiermee kan je per medewerker zien hoe ver diegene is met de taak en wat er nog nodig is om dit te volbrengen. Je kan binnen het project via de software ook groepen indelen waardoor je per groep kan zien hoe ver een onderdeel van een project is. Het doel van projectmanagement software is om een zo goed mogelijk overzicht te hebben en zo efficiënt mogelijk te werken tijdens een project met een team. Je kan het ook wel teammanagement noemen, omdat hierdoor een hoge focus op goede samenwerking wordt gecreëerd. 

Wat kan je van projectmanagement software verwachten?

Er zijn verschillende programma’s voor projectmanagement en er worden verschillende functies aangeboden. Het verschilt per onderneming wat de voorkeuren zijn. Er is vaak verschil in prijzen, geschikt voor kleine en/of grote ondernemingen, optie om met andere systemen te integreren, flexibiliteit, koppelen van uren aan taken, gekoppeld met email, communicatie met projectleden en de vormgeving. Van de software kan je ondersteuning verwachten waardoor complexiteit omgezet wordt naar eenvoudigheid en veel tijd en denkwerk bespaart. Door de software kan je goed functioneren als team binnen een project en heb je altijd het overzicht van de status en voortgang van het project in één programma. Hierdoor kan je elk moment bijsturen als dat nodig is en je kan het verloop van het project als voorbeeld gebruiken bij een soort gelijk project in de toekomst. 
 

Clickup: beheer alle projecten binnen het team
Met Clickup kan je niet alleen in contact komen met mensen binnen je team, maar ook buiten het bedrijf die relevant zijn voor het project. Je kan ten eerste projecten plannen en het is handig om dit duidelijk en concreet af te spreken. Je kan ook taken toewijzen waardoor het project vanaf afstand in banen geleid kan worden. Met dit programma kan je makkelijk communiceren en dat is erg belangrijk voor een team. Het niveau van samenwerken wordt hierdoor erg gestimuleerd en wordt gegarandeerd verhoogd. 

Taken en projecten zijn erg goed te managen doordat je kan filteren op taken en namen. Je kan dan een filter maken en deze koppelen aan een naam. Ook kan je filteren op de taak en een deadline invoeren. Hierdoor creëer je veel inzicht en een duidelijke planning. De gemaakte filters kan je ook opslaan zodat je de informatie hiervan op een rijtje hebt voor jezelf en eenvoudig kan terugvinden. Als je een beelddenker bent is het fijn om de voortgang te kunnen visualiseren. Dit kan door de optie om grafieken te maken, tijdlijnen en kalenders. Hierdoor is het heel goed te zien welk werk al verricht is voor een taak, hoeveel taken er zijn, hoever alle taken zijn en wat er nog gedaan moet worden. 

Met Clickup kan je zelfs documenten delen met de mensen binnen je team. Hierover kan gecommuniceerd worden en dat zorgt voor meer snelheid en elkaar beter begrijpen. Chatten is ook altijd mogelijk dus hybride werken is geen enkel probleem. Clickup zorgt voor meer snelheid, flexibiliteit en overzicht. Deze projectmanagement software is aan te passen naar persoonlijke wensen zodat het perfect aansluit op jouw project en bedrijfsprocessen. 

Monday: gebruikt door bedrijven als Coca-Cola en Adobe
Monday is niet zomaar een programma voor projectmanagement, want deze software wordt gebruikt door hele grote bedrijven waar erg ingewikkelde projecten bij voorkomen. Monday is erg gebruiksvriendelijk, omdat je snel weet hoe het in elkaar steekt door het duidelijke en eenvoudige uiterlijk waardoor handelingen voor zich spreken. Je kan het programma volledig naar eigen wens vormgeven, maar je kan ook standaard templates gebruiken als dit je voorkeur heeft. Het ligt aan de situatie en taken wat handig is en als je bijvoorbeeld een simpele taak hebt dan is een standaard template voldoende, maar een ingewikkelde taak of project vraagt vaak om speciale afstemming en dan is het zelf vormgeven perfect. 

je kan met deze projectmanagement software erg eenvoudig communiceren met de gebruikers die in je team zitten. De communicatie kan op allemaal verschillende manieren zoals documenten versturen, chatten, opmerkingen plaatsen of het taggen van teamleden. Data is ook te verzamelen en dat zorgt voor overzicht. Dit is namelijk te verzamelen op een handig dashboard. Hierop kan je de status en voortgang van het project in een totaalplaatje bekijken. Voor deadlines kan je bijvoorbeeld ook herinneringen krijgen waardoor je het niet kan vergeten. Het is voor kleine en grote ondernemingen geschikt. Monday is gericht op samenwerking op hoog niveau, flexibiliteit, visualisatie en gebruiksvriendelijkheid. 

Gripp: Duidelijkheid met één scherm
Via één scherm is het al duidelijk wie waarmee bezig is en wat de voortgang van die taken zijn. De set-up is zo eenvoudig mogelijk opgezet zodat het gebruik erg makkelijk gaat. Het is erg fijn dat deze projectmanagement software dit en de boekhouding onder één dak heeft zodat koppelingen snel gemaakt worden en het overzicht van alles duidelijk blijft. Gripp zorgt ervoor dat er weer overzicht is en het wordt concreet wat randzaken zijn en wat hoofdzaken zijn. Hierdoor komt er structuur in alle belangrijke zaken en zullen processen fijn verlopen. Resultaten worden hierdoor verbeterd.

Het hebben van een overzicht dat eenvoudig in gebruik is waarop duidelijke uitgebreide rapportages te zien zijn is erg belangrijk voor een project. Het is niet alleen belangrijk voor een project maar voor de hele onderneming. Als je bijvoorbeeld geen overzicht hebben dan kunnen er eerder fouten gemaakt worden. Je vergeet dan bepaalde zaken of je vergist je in de voortgang van taken. Een project of taak verloopt alleen goed als je het complete overzicht hebt met de bijbehorende details. Het wordt dus makkelijker voor je door een projectmanagement software en dat gemak en dat duidelijke overzicht zorgt absoluut voor betere resultaten. Het is dus een hele goede investering.

Asana: overzicht en rust
Veel verschillende taken kunnen tot veel drukte leiden in je hoofd en te veel stress kan zorgen voor het maken van fouten. Ook is dat geen fijn verloop, terwijl het juist een erg tevreden gevoel geeft als het verloop wel fijn is. Asana is niet zomaar een naam, maar het is afkomstig van een yoga pose. Yoga staat al bekend om het stimuleren van een fijne mindset en dat is ook nodig voor het verloop van een project. Hoe meer overzicht en duidelijkheid je hebt hoe beter het verloop zal zijn. Asana bekijkt het vanuit het individu en zorgt ervoor dat elk individu op een prettige manier optimaal aan het project kan deelnemen. 

Met deze projectmanagement software kan je gemakkelijk informatie delen met alle betrokkenen. Je kan ook eenvoudig automatiseringen toepassen waardoor je veel tijd en handelingen bespaart. Het maken  van formulieren is erg makkelijk met dit programma en kunnen ook eenvoudig worden aangepast. Het navigeren binnen het programma is erg simpel door de overzichtelijke interface. Er worden ook veel integratiemogelijkheden geboden zodat je nog makkelijker bestanden kan versturen en erover kan communiceren. Je hebt wel keuze uit 50 diverse templates waardoor het goed aansluit op verschillende taken. Je kan ook een eigen template maken als dit gewenst is. 

Projectmanagement software kan ook een mobiele app beschikbaar stellen waardoor je altijd en overal de status en voortgang van het project kan zien en beheren. Je kan zelfs offline gebruik maken van de app waardoor je op elk moment hiermee kan werken. Aanpassingen die je offline doet worden gelijk verwerkt als je weer online bent.