[ez-toc]
Een boekhoudprogramma voor zzp'ers kiezen? Je hebt de keuze uit een groot aantal verschillende pakketten, maar waar moet je op letten? We zetten een paar handige tips voor je op een rij om de boekhoudprogramma’s te vergelijken.
Je mag er vanuit gaan dat de verschillende programma’s goed weten welke eisen er gelden voor de boekhouding. Met de programma’s kun je daar makkelijker aan voldoen dan met een handmatige boekhouding. De programma’s geven je aan welke onderdelen er belangrijk zijn en kunnen je wijzen op eventuele invoerfouten. Het voorkomt fouten en bespaart tijd, waardoor een investering in een boekhoudprogramma zich makkelijk zal terugverdienen.
Je hebt gewoon in Nederland de keuze uit tal van boekhoudprogramma’s, waardoor het niet nodig is om daar in het Engels gebruik van te maken. De Nederlandse ontwikkelaars gaan bovendien steeds verder met handige automatiseringen en mobiele apps, waar je specifiek op de Nederlandse markt goed gebruik van kunt maken.
Tip: wil je jouw boekhouding graag zo slim mogelijk inrichten? Let dan op automatiseringen, bankkoppelingen en een mobiele app om de verschillende programma’s goed met elkaar te vergelijken.
Boekhoudprogramma’s vergelijken: waarop letten?
Om een boekhoudprogramma voor zzp'ers te vergelijken kun je op tal van factoren letten. Het is uiteindelijk belangrijk dat je er op een makkelijke en vlotte manier mee kunt werken. Veel van de programma’s bieden je de mogelijkheid om de software 14 of zelfs 30 dagen uit te proberen. Ontdek op die manier hoe gebruiksvriendelijk de software is, zodat je daarmee niet voor verrassingen komt te staan.
Naast de gebruiksvriendelijkheid is ook de support natuurlijk belangrijk. Je wilt niet te lang hoeven wachten op het moment dat je een vraag hebt. Probeer tijdens de gratis uitprobeerperiode een paar vragen te stellen aan de klantenservice. Krijg je daar snel en duidelijk antwoord op? Dat is een goed teken voor een boekhoudprogramma.
7 functies van het boekhoudprogramma
Als zzp'er kun je gebruik maken van een aantal handige functies van een boekhoudprogramma. Wij zetten 7 belangrijke onderdelen voor je op een rij:
- Offertes opstellen
- Facturen maken
- Debiteurenbeheer
- BTW-overzicht en aangifte
- Betalingsherinneringen en aanmaningen
- Uren en ritten registreren
- Bonnetjes scannen
Offertes opstellen
Jouw klanten willen graag weten wat je ze kunt aanbieden. Een goed boekhoudprogramma biedt je daarom de mogelijkheid om offertes aan te maken. Daarin kun je aangeven welke diensten je kunt uitvoeren of welke goederen je zal leveren en wat daar de prijs van is.
Een goede offerte bevat die elementen, net als jouw logo en bedrijfsnaam. Een goed zzp boekhoudprogramma biedt je de mogelijkheid om met een sjabloon offertes aan te maken, zodat je daarmee professioneel kunt aangeven wat je voor een klant kunt betekenen.
Facturen maken
Is de klant akkoord gegaan met jouw offerte en heb je de werkzaamheden uitgevoerd of de producten geleverd? Dan kun je daar de factuur voor opmaken. Een essentieel onderdeel in ieder boekhoudprogramma. Kijk vooral naar het gemak waarmee je een factuur kunt maken, bij voorkeur weer op basis van een sjabloon dat je daarvoor eenmalig kunt ontwerpen.
Tip: veel boekhoudprogramma’s bieden je de mogelijkheid om offertes om te zetten naar facturen. Op die manier heb je meteen alle belangrijke informatie over de geleverde diensten of producten weer bij de hand.
Debiteurenbeheer
Als je zelf de administratie doet wil je een duidelijk overzicht hebben van de bedragen die je hebt openstaan bij de diverse klanten (debiteuren). Een goed boekhoudprogramma voor de zzp'er biedt je het volledige overzicht.
Ga na of je eenvoudig per debiteur kunt nagaan welk bedrag er openstaat. En of je kunt zien welke facturen het langst open staan, zodat je daar herinneringen of aanmaningen voor uit kunt sturen. Belangrijke informatie, omdat je met goed debiteurenbeheer voorkomt dat jij te lang op je geld moet wachten.
Auto met branding mogelijk
Je doet als zzp'er verschillende belastingaangiften. Je kent waarschijnlijk de aangifte inkomstenbelasting, maar daarnaast zal je ook (doorgaans per kwartaal) aangifte voor de omzetbelasting moeten doen. Het is de btw-aangifte. Je kunt dat uitbesteden aan een boekhouder of zelf doen. Indien je het zelf doet kan een boekhoudprogramma je helpen om alle belangrijke gegevens alvast voor je op een rij te zetten. De btw-aangifte wordt dan een fluitje van een cent.
Betalingsherinneringen en aanmaningen
Goede boekhoudprogramma’s geven je aan welke facturen inmiddels te lang openstaan. Zodra de betalingstermijn is verstreken krijg je daarvan een melding of kun je dit terugzien in het overzicht van facturen.
Met het programma kun je met één druk op de knop een betalingsherinnering versturen, net als een aanmaning als de betaling nog steeds uit blijft. Hoe makkelijker dat gaat, des te minder tijd je erin hoeft te steken om jouw facturen toch betaald te krijgen.
Uren en ritten registreren
De Belastingdienst vraagt je om je uren bij te houden, bijvoorbeeld als je aan het urencriterium wilt voldoen. Bovendien kan het je helpen om de uren bij klanten in rekening te brengen. Op die manier is het verstandig om ook de ritten die je maakt te registreren. Je kunt de registratie gebruiken om bijtelling te voorkomen, €0,19 per kilometer te declareren en reiskosten bij klanten in rekening te brengen. Veel boekhoudprogramma’s voor zzp'ers in Nederland bieden je de mogelijkheid deze gegevens gewoon bij de rest van de administratie bij te houden.
Bonnetjes scannen
De Belastingdienst verplicht je als ondernemer om jouw administratie minimaal 7 jaar te bewaren, inclusief (kassa)bonnen voor uitgaven die je doet. Het gaat dan bijvoorbeeld om een bonnetje voor een zakelijke lunch of een boek met vakliteratuur dat je koopt. Veel boekhoudprogramma’s hebben een eigen app waarmee je die bonnetjes kunt scannen. Op die manier neem je ze eenvoudig op in jouw administratie.
Een goed zzp boekhoudprogramma
Er zijn een aantal manieren waarop een goed zzp boekhoudprogramma kan worden herkend. De punten die een zzp boekhoudprogramma ‘goed’ maken zijn als volgt:
- Snel ingesteld: Voor een zzp’er is het essentieel dat een boekhoudprogramma je zo min mogelijk tijd kost zodat de zzp’er kostbare tijd kan besteden aan de belangrijke werkzaamheden. Daarnaast moet het zzp boekhoudprogramma makkelijk en snel te begrijpen zijn.
- Duidelijke taal: Ook als de zzp’er niet beschikt over veel boekhoud gerelateerde kennis, dan nog kan de zzp’er het boekhoudprogramma eenvoudig begrijpen. Bepaalde boekhoudprogramma’s zijn wat complexer als er wordt gekeken naar de ‘zzp-taal’, wat het dus belangrijk maakt om eerst te vergelijken.
- Bespaart tijd: Een zzp’er kan aanzienlijk veel tijd besparen dankzij de automatisering van het zzp boekhoudprogramma. Denk zo aan automatische koppelingen met de bank, automatisch data van het bedrijf of klanten oproepen en dergelijke.
- Geen overbodige opties: De onderneming van de meeste zzp’ers zijn niet complex, waardoor een goed boekhoudprogramma niet veel overbodige opties nodig heeft. De meeste zzp’ers gebruiken al deze extra opties toch niet. Denk zo aan de facturenregistratie, bankafschriften, urenregistratie, rittenregistratie en de algemene financiële plaatjes waaronder een jaarrekening, balans en een btw-overzicht.
- Goed geprijsd: Een goed zzp’er boekhoudprogramma kost een ondernemer niet te veel. Bij bepaalde zzp boekhoudprogramma’s kunnen startende zzp’ers een gratis proefperiode krijgen.
Een geschikt boekhoudprogramma vinden
Het vinden van een geschikt zzp boekhoudprogramma klinkt als een moeilijke taak, maar het enige wat de ondernemer hoeft te doen is zzp boekhoudprogramma’s met elkaar vergelijken. Elke zzp’er heeft een andere situatie, wensen en behoeften wat dus ook betekent dat niet alle soorten boekhoudprogramma’s bij elke zzp’er past. Het is cruciaal dat een zzp’er een boekhoudprogramma kiest die aansluit bij de ondernemer. Naast het maken van een vergelijking is ook het lezen van reviews een optie.
Veelgestelde vragen:
Wat zijn de factoren die een zzp boekhoudprogramma ‘goed’ maken?
Een goed zzp boekhoudprogramma is gebruikersvriendelijk, waarbij een zzp’er makkelijk en snel kan werken zonder te veel boekhoud kennis. Daarnaast is er continu support van de klantenservice van het zzp boekhoudprogramma. Daarnaast is ook een goede prijs van groot belang.
Wat kost een zzp boekhoudprogramma gemiddeld in Nederland?
De kosten voor een zzp boekhoudprogramma hangen af van de keuze van de zzp’er. Meestal liggen de kosten ergens tussen de €10 en €20 per maand. Voor een uitgebreid pakket betaal je €30 tot €40 waarbij de kosten tot wel €100 kunnen oplopen.
Wat zijn de voordelen van een zzp boekhoudprogramma in tegenstelling tot het inhuren van een boekhouder of een accountant?
Door zelf de boekhouding te doen middels een zzp boekhoudprogramma kan de zzp’er op elk moment meer inzicht hebben tot de financiële zaken van de onderneming en flink wat arbeidskosten besparen.
Hoeveel bespaart een zzp’er door het gebruiken van een zzp boekhoudprogramma?
Een boekhoudprogramma kost tussen de €10 en €100 per jaar, afhankelijk van de keuze van de zzp’er. Het inschakelen van een accountant of boekhouder kost rond de €1.500 tot €2.000 per jaar. Het verschil tussen de twee is aanzienlijk groot.
Meer over boekhoudprogramma voor zzp'ers
Meer weten? Lees op deze website meer over een boekhoudprogramma voor zzp'ers. Een goed boekhoudprogramma voldoet natuurlijk aan de belangrijke onderdelen van jouw administratie. Gebruik de punten in dit artikel om daar bovenop je persoonlijke voorkeur te bepalen. Op die manier kies je een pakket dat aansluit bij jouw wensen, waarmee je de administratie gewoon zelf kunt doen.
