De meeste zzp’ers zijn druk. Ze houden meerdere ballen tegelijk in de lucht, waarvan de boekhouding er zeker een is. Meer dan ooit staat gebruiksgemak en functionaliteit bovenaan het wensenlijstje als het gaat om een boekhoudpakketten voor zzp'ers. Ondersteuning bij de verplichtingen van de Belastingdienst, overzichtelijke informatieverstrekking en eenvoudig facturen, offertes en betalingsherinneringen sturen. Daarnaast herkennen we een aantal duidelijke trends in boekhoudsoftware die het zzp’ers nog gemakkelijker maken.
Trend #1: Mobiele app
Een van de belangrijkste trends in boekhoudsoftware en online boekhouden is de beschikbaarheid van een mobiele app. Bij een groot deel van de zelfstandigen speelt dit een rol bij de keuze voor een pakket. De trend speelt in op de toenemende populariteit en functionaliteit van smartphones. In veel gevallen is een laptop zelfs overbodig om de boekhouding te doen. Ook bankzaken, het onderhouden van contacten, social media en entertainment doet men tegenwoordig graag via een smartphone of tablet. Online boekhouden met een mobiele app speelt in op die trend.
Het grootste voordeel is bovendien dat een mobiele boekhoudapp het mogelijk maakt om altijd en overal de boekhouding te doen. Onderweg in de trein, auto of bus een factuur maken en versturen? Geen probleem! Een mobiele app maakt het leven van een zzp’er efficiënter. Eenvoudig onderweg of ‘s avonds thuis op de bank de administratie bijwerken, zonder dat het je moeite of kostbare tijd kost. Mobiel boekhouden neemt de komende jaren een enorme vlucht.
Trend #2: Toenemende automatisering van terugkerende taken
Een andere trend is de toenemende automatisering van boekhoudpakketten. Denk hierbij aan het automatisch versturen van betalingsherinneringen of terugkerende facturen, maar vooral aan de koppeling met andere systemen. Een goed voorbeeld hiervan is de automatische bankkoppeling met alle Nederlandse banken. Een dergelijke koppeling maakt het mogelijk om geheel automatisch banktransacties aan in- of uitgaande facturen te koppelen. Dat scheelt als zzp’er weer tijd die je aan je werk kan besteden en zorgt tegelijkertijd voor een hogere betrouwbaarheid van de financiële registratie. Daarnaast zorgt het boekhoudpakket voor automatische back-ups, zodat je in geval van nood binnen no-time weer up-and-running bent.
De koppeling van verschillende systemen maakt het boekhouden bovendien veel sneller. Meer en meer boekhoudpakketten bieden daarbij een koppeling met de Belastingdienst aan, waardoor zelfs de aangifte omzetbelasting en andere verplichte zaken met één druk op de knop, of zelfs geheel automatisch plaatsvinden. En heb je een nieuwe klant? Dan haal je de contactgegevens via je boekhoudpakket automatisch uit de database van de Kamer van Koophandel. Ook dat scheelt tijd, maar zorgt ook voor minder fouten.
Trend #3: Automatische tekstherkenning als standaardfunctionaliteit
In navolging van de vorige trend, is het scannen en herkennen van gegevens op bonnetjes en inkomende facturen de standaard aan het worden. Bij het uploaden van een inkomende factuur worden dan het factuurnummer, de klant, de datum en soms zelfs de volledige beschrijving toegevoegd. Deze functie heet OCR (optical character recognition) en is duidelijk in opkomst. De OCR-functie maakt het toevoegen van inkomende facturen, bonnetjes en klantgegevens ontzettend eenvoudig en bespaart veel tijd. Precies wat de moderne zzp’er nodig heeft. Deze trend zal de komende tijd steeds belangrijker worden.
Trend #4: Urenregistratie geïntegreerd in het boekhoudpakket
Een andere trend is de integratie van een urenregistratie in boekhoudpakketten voor zzp’ers. Veel zzp’ers werken namelijk nog met een Excel-sheet, of houden een papieren administratie, of zelfs helemaal geen urenregistratie bij. Wanneer je jouw urenregistratie niet of niet goed bijhoudt, levert dat mogelijk problemen op met de Belastingdienst wanneer deze om inzage vraagt.
Bovendien is de urenregistratie nodig voor het recht op zelfstandigenaftrek en andere financiële voordelen voor ondernemers. Steeds meer boekhoudpakketten maken het de zzp’er nog gemakkelijker door ook de urenregistratie te integreren. Soms standaard beschikbaar, of als extra module toe te voegen. Zo houd je alles overzichtelijk en is het zelfs mogelijk om uren aan klanten en facturen te koppelen. Aan het einde van het jaar rolt er vanzelf een compleet urenoverzicht uit je boekhoudpakket. Bovendien geeft een urenregistratie een waardevol inzicht in je tijdsbesteding.
