Kosten mobiele telefoon zzp'er: mag ik die aftrekken?

Bekijk ook:
 

Beste Telefoonservice 
 

Zijn de kosten van de mobiele telefoon aftrekbaar voor zzp’ers? Dit is een vraag die veel zzp’ers stellen. Het gebruik van een bedrijfstelefoon is een zakelijke kostenpost. Hierdoor zijn de kosten voor jouw zakelijke telefoongesprekken fiscaal aftrekbaar maar daar stelt de Belastingdienst wel een paar belangrijke voorwaarden aan.  

De noodzaak van een mobiele telefoon als zzp’er

Een mobiele telefoon is tegenwoordig haast onmisbaar voor een zzp’er in deze moderne tijd en de steeds verder ontwikkelende samenleving. Ook in ogen van de Belastingdienst wordt een mobiel toestel eerder als een noodzaak gezien, waarbij onder bepaalde voorwaarden de kosten van de mobiele telefoon fiscaal af te trekken zijn. Om in aanmerking te komen voor aftrek dient de zzp’er aan het noodzakelijkheidscriterium te voldoen volgens de Belastingdienst. In ogen van de Belastingdienst is een mobiel telefoon namelijk een technisch hulpmiddel. Zonder dit hulpmiddel kan de zzp’er de werkzaamheden niet op optimale wijze uitvoeren. Denk zo bijvoorbeeld aan contact met de klanten, met zakenpartners, met leveranciers en dergelijke.

Zzp’ers die niet over een mobiel apparaat beschikken maar hebben gekozen om gebruik te maken van een vaste telefoon kunnen de aanschafkosten van het apparaat en ook de abonnementskosten niet fiscaal aftrekken. De zakelijke gesprekken die met de zakelijke lijn gevoerd worden moeten nauwkeurig worden bijgehouden. Deze kosten kunnen vervolgens als bedrijfskosten worden opgevoerd in de btw aangiften

Wanneer is er voor een zzp’er sprake van een telefoon van de zaak?

Een telefoon van de zaak is een smartphone die je als zzp’er zelf in gebruik hebt of je medewerkers laat gebruiken. Als het gebruik van de zakelijke telefoon noodzakelijk is om je werk uit te kunnen oefenen, kan er gesproken worden van zakelijke kosten. Voorwaarde hierbij is dat je de telefoon koopt op naam van het bedrijf. In dat geval zijn de kosten van de mobiele telefoon fiscaal aftrekbaar voor jou als zzp’er.

De aankoop van een zakelijke telefoon ziet de Belastingdienst als een investering en niet als kostenpost. Dit betekent dat je de telefoon mag opnemen op de balans, om daarop jaarlijks te kunnen afschrijven. De jaarlijkse afschrijving mag je opvoeren als aftrekbare kosten. 

Zijn zakelijke telefoonkosten aftrekbaar voor zzp'ers?

De vraag die direct aansluit op het bovenstaande, is of de zakelijke telefoonkosten aftrekbaar zijn voor zzp'ers. Het antwoord is eenvoudig. Ook dit is het geval. Bij een telefoon van de zaak zijn zowel de abonnementskosten, het dataverbruik (mobiel internet), als de gesprekskosten van de winst aftrekbaar. Tevens mag je de BTW verrekenen met de aangifte van de omzetbelasting. Met de aftrekbare kosten verlaag je de winst, waardoor je minder belasting betaalt en je daar fiscaal voordeel van hebt.

Stel dat je een telefoon koopt voor 726 euro, inclusief btw. Dan is er sprake van een prijs van 600 euro exclusief btw, plus 126 euro aan btw. De btw mag je bij de eerstvolgende aangifte omzetbelasting verrekenen. Je verrekent die met de btw die je van klanten ontvangt, over rekeningen of facturen. De overige 600 euro ‘activeer’ je op de balans. Je kunt dan de telefoon in een aantal jaren afschrijven door deze afschrijving af te trekken van de winst die je maakt. Op die manier breng je de kosten van de telefoon in mindering op de winst. Is er sprake van restwaarde? Dan is het belangrijk om daar rekening mee te houden bij de afschrijvingen.

Vind je het bovenstaande best ingewikkeld en ontbreekt je als zzp’er de benodigde kennis om de kosten voor de mobiele telefoon op de juiste manier te verwerken? Om te voorkomen dat je jezelf tekort doet of fouten hierin maakt, is het raadzaam om dit soort fiscale handelingen uit te besteden aan een boekhouder. Deze persoon kan je hier uitstekend persoonlijk mee helpen. Elders op de site kun je op een eenvoudige manier erachter te komen wat de kosten van een boekhouder zijn. We hebben een tool voor je ontwikkeld waarmee je volledig vrijblijvend 3 offertes kunt opvragen van boekhouders. Het zoeken van een boekhouder is nooit zo eenvoudig geweest.

Zakelijk bellen met privé abonnement als zzp'er, kan dat?

Heb je een privé-abonnement waarmee je ook zakelijk belt? De kosten voor jouw mobiele telefoon zijn dan uiteraard gedeeltelijk aftrekbaar van de belasting. De kosten die je zakelijk maakt zijn aftrekbaar maar het privé deel dus niet. Dat gedeelte zal je zelf moeten vaststellen. Ga hierbij uit van je eigen bel- en gebruikspatroon. Het is goed mogelijk om 60 tot 80 procent van de kosten aan te merken als zakelijk, mits je de telefoon veel zakelijk gebruikt. 

De Belastingdienst staat je toe om het gedeeltelijk zakelijk gebruik in te schatten, zonder dat je dit hoeft te specificeren. De Fiscus kan hier echter wel op terugkomen en kan achteraf toch om een specificatie vragen als er getwijfeld wordt aan de redelijkheid van je aangifte.  

Jouw facturen en specificaties moeten dan aantonen dat je de privé-telefoon inderdaad voor het opgegeven gedeelte zakelijk is gebruikt.

Privé telefoon voor zakelijke doelstellingen gebruiken 

Het is uiteraard ook mogelijk om een privé abonnement zakelijk te gebruiken. Dit is een optie waarvoor veel startende ondernemers kiezen. Het is immers niet verplicht om een telefoon op jouw bedrijfsnaam te registreren. Je mag een telefoon ook privé kopen. Ook in dit geval mag je zakelijke kosten aftrekken en wordt het andere deel gezien als privé gebruik. Het maken van onderscheid tussen deze kosten wordt dan in de praktijk wel wat ingewikkelder. Daarnaast is het goed te weten dat de Belastingdienst hiervoor regelingen hanteert die in onderaan de streep vrijwel altijd wat ongunstiger uitpakken. De telefoon zelf is bijvoorbeeld in dat geval niet aftrekbaar. 

Vaste telefoonlijn vanaf huis, aftrekbaar voor zzp'ers?

Als je vanuit huis werkt, is het goed mogelijk dat je gebruik maakt van een vaste lijn. De vraag die veel kleine zelfstandigen in dat geval stellen is of een vaste telefoonlijn vanaf huis aftrekbaar is voor zzp'ers. Een vaste lijn vanaf het huisadres is echter niet voor de volle 100% aftrekbaar. De Belastingdienst ziet dit immers als een gedeeltelijke privé voorziening. Een tweede vaste lijn (die duidelijk gebruikt wordt vanaf een kantoor aan huis) is wel volledig aftrekbaar. Om het ingewikkeld te maken, deze lijn mag dan alleen gebruikt worden voor zakelijke gesprekken. Een privé gesprek tussendoor mag je niet opvoeren bij je zakelijke administratie……

De aanschafkosten

De kosten van de aanschaf van de mobiele telefoon van de zzp’er voor zakelijk gebruik worden onder bepaalde voorwaarden als noodzakelijk beschouwd en kunnen dus af worden getrokken. Een zzp’er die een los mobiel apparaat in privé heeft gekocht kan de kosten fiscaal niet aftrekken. Dit geldt overigens ook voor de btw die hierbij niet aftrekbaar is. Als de zzp’er een mobiel apparaat koopt als ondernemer voor zakelijk gebruik, dan zijn deze kosten wel aftrekbaar. Neemt de zzp’er bij de aanschaf van het toestel ook een abonnement erbij, dan mag een gedeelte van de maandelijkse abonnementskosten af worden getrokken met een bepaald percentage. Als de zzp’er een mobiel apparaat koopt, dan mogen de aanschafkosten over meerdere jaren worden afgeschreven en niet direct in één keer.

Veelgestelde vragen:

Wanneer zijn de mobiele kosten van zakelijk bellen aftrekbaar?

De mobiele kosten van zakelijke bellen mag van de winst worden afgetrokken. Het gaat hierbij zowel om de abonnementskosten, de gesprekskosten maar ook het verbruik van data. De btw op de mobiele kosten zijn ook te verrekenen bij de aangifte omzetbelasting.

Wat zijn de fiscale voordelen van een zakelijk mobiel abonnement?

Het afsluiten van een zakelijk mobiel abonnement voor de onderneming heeft als voordeel dat deze abonnementskosten volledig aftrekbaar zijn. Dit geldt niet alleen voor de inkomstenbelasting maar ook de omzetbelasting, waardoor de zzp’er flink wat geld kan besparen op de belasting.

In hoeverre is een tablet van een onderneming fiscaal aftrekbaar?

Een zzp’er die een tablet aanschaft voor zakelijk gebruik binnen de onderneming mag deze kosten volledig aftrekken, ongeacht de tablet door de zzp’er gebruikt wordt of een collega. Ook de zakelijke abonnementskosten zijn aftrekbaar, voor zowel de inkomsten- als de omzetbelasting.

Zijn de kosten van een vaste lijn fiscaal aftrekbaar?

De kosten voor een vaste telefoonlijn thuis zijn niet aftrekbaar. Ook de abonnementskosten van een vaste telefoonlijn zijn niet aftrekbaar. De gebruikerskosten kunnen wel afgetrokken worden als het om zakelijk gebruik gaat. Kosten van een vaste lijn op kantoor zijn wel aftrekbaar.

Noodzakelijkheidscriterium als voorwaarde om kosten mobiele telefoon te mogen aftrekken als zzp’er 

Het noodzakelijkheidscriterium kan gezien worden als dé voorwaarde om de kosten van de mobiele telefoon van de belasting te mogen aftrekken als zzp’er. Jouw afweging of het gebruik van het toestel noodzakelijk is om jouw functie naar behoren kunnen uit te voeren wordt het noodzakelijkheidscriterium genoemd. Bij twijfel zul je dit uiteraard moeten kunnen aantonen. 

Je hoeft dankzij het noodzakelijkheidscriterium geen rekening te houden met eventueel privégebruik van deze aankopen. Gebruik je een smartphone om jouw werk te doen, maar controleer je daarmee ook af en toe of je privé een mailtje hebt ontvangen? Dat is geen probleem meer, mits je de telefoon maar nodig hebt om er zakelijk goed mee te kunnen werken en er een duidelijke verhouding is tussen zakelijk en privé gebruik. Het noodzakelijkheidscriterium is ook van toepassing bij de “fiscale verwerking” van de aanschaf en het gebruik van bedrijfsmiddelen zoals desktops, laptops, tablets en gereedschap. 

Zakelijke rekening verplicht bij gebruik zakelijke telefoon als zzp'er?

De Fiscus stelt geen eisen aan de rekening die voor deze kosten gebruikt wordt. Als je een eenmanszaak hebt, is het zelfs niet verplicht om je bedrijfsnaam op je factuur te hebben staan omdat een natuurlijk persoon altijd de eigenaar én de ondernemer is. De naam van het bedrijf is daarom niet van belang. Je hebt dus de vrijheid om een privé rekening te gebruiken voor je beroepsmatige telefoonkosten maar je zult merken dat het gebruik van een zakelijk account veel praktischer is.

Door het gebruik van een zakelijke rekening maak je jouw zakelijke kosten veel inzichtelijker en transparantie is van het grootste belang bij ondernemerschap. Het gebruik van een zakelijke rekening hoeft helemaal geen grote kostenpost te zijn. Vergelijk maar eens de mogelijkheden voor het gebruik van zakelijke rekeningen met elkaar en ontdek hoe je het jezelf als zzp’er makkelijk kunt maken bij het beheren van de kosten van je zakelijke mobiele telefoon.