[ez-toc] Zijn lunchkosten aftrekbaar voor zzp'ers? Een belangrijke vraag, waar meerdere antwoorden op bestaan. De Belastingdienst hanteert twee verschillende systemen. Je kunt zelf bepalen welk systeem je kiest. Het systeem bepaalt welke kosten voor lunches en representatie je mag aftrekken. Standaard zijn er geen lunchkosten aftrekbaar, tot een drempel van €4.500 per jaar. Wel kun je de btw meteen aftrekken, omdat je dat doet tijdens de btw-aangifte. Je kunt kiezen voor het tweede systeem, waarbij je geen last hebt van de drempelwaarde. In ruil daarvoor is slechts 80 procent van de lunchkosten fiscaal aftrekbaar. Wij zetten de beide mogelijkheden voor je op een rij.
Twee systemen: met of zonder drempel
Je mag lunchkosten aftrekken als zzp'er als er sprake is van een aantoonbaar zakelijk karakter. Een gewone lunch tijdens werktijd is niet aftrekbaar, maar een lunch met een klant is dat wel. Afhankelijk van het systeem dat je kiest mag je een gedeelte of het volledige bedrag boven een drempelwaarde aftrekken. Je hebt de keuze uit de volgende systemen:
- Lunchkosten aftrekken met drempel
- Lunchkosten aftrekken zonder drempel
Lunchkosten aftrekken met drempel
Gebruik je de drempel? Dan mag je lunchkosten en kosten voor representatie aftrekken vanaf €4.500. Boven die waarde mag je het volledige bedrag dat je betaalt aftrekken. De drempel is behoorlijk hoog en daardoor voor de meeste zzp'ers niet interessant.
Stel dat je in een jaar tijd €2.000 uitgeeft aan eten en drinken, €2.500 aan een congres dat je organiseert en nog eens €3.000 aan reis- en verblijfkosten om een ander congres te bezoeken. Je besteedt in totaal dan €7.500. Je mag maximaal €1.500 aftrekken aan reis- en verblijfkosten, waarna er €1.500 overblijft aan kosten voor lunches en representatie, boven de drempelwaarde van €4.500. Over de drempelwaarde betaal je gewoon belasting.
Lunchkosten aftrekken zonder drempel
Kies je voor aftrek zonder de drempelwaarde? Dan mag je 80% van de kosten aftrekken. Dit percentage geldt voor lunches, diners, congressen en cursussen die je volgt. Je mag nog steeds maximaal €1.500 aftrekken voor reis- en verblijfkosten.
Als je zoals in het bovenstaande voorbeeld €7.500 uitgeeft mag je daarvan €1.500 aftrekken als reis- en verblijfkosten. Daarnaast mag je 80% aftrekken van de overige €6.000, waardoor het gaat om nog eens €4.800. Het is daarmee een fiscaal meer voordelige optie dan het systeem met de drempel. Pas als je duizenden euro’s meer aan kosten per jaar maakt wordt de drempelwaarde interessant, waardoor je daar als zzp'er over het algemeen niet aan komt.
Btw aftrekbaar? Twee voorbeelden
Of je de btw mag aftrekken voor lunchkosten hangt af van de situatie. De mag de btw bijvoorbeeld niet aftrekken als:
- Je eet of drinkt in een horecagelegenheid
- Een cateraar het eten of drinken verzorgt in een afgehuurde ruimte
Koop je eten in de supermarkt en nuttig je dat vervolgens samen met de klant? Dan mag je de btw wel aftrekken tijdens de btw-aangifte.
We zetten een paar voorbeelden voor je op een rij om het duidelijker te maken. Stel dat je met een klant gaat eten bij een horecagelegenheid en de rekening bedraag €60. Je mag daar dan standaard 80% van aftrekken. Het gaat om €48 aan zakelijke kosten, indien je besluit om geen gebruik te maken van de drempelwaarde.
Stel dat je voor diezelfde €60 lunch haalt bij de supermarkt, dan mag je daar eerst 6% btw van aftrekken. Er gaat daardoor €3,40 aan btw af, waardoor er €56,60 overblijft. Daarvan mag je 80% aftrekken van de winst, dat is €45,28.
Zakelijke lunch aftrekken
Heb je een zakelijke lunch met een klant en betaal je daarvoor een bedrag van €65? Als je daar vervolgens €5 fooi bij geeft gaat het in totaal om €70. Indien je eet in een horecagelegenheid mag je de btw daarvan niet aftrekken. Van het totaalbedrag dat je betaalt komt er 20%v voor jouw rekening, als je geen gebruik maakt van de drempelwaarde. Je mag 80% van de kosten berekenen als zakelijke kosten, dus het gaat om €56. Dat bedrag breng je daarmee in mindering op de winst, waardoor die lager uitvalt en je minder inkomstenbelasting betaalt.
Het is belangrijk dat jouw etentje of lunch een zakelijk karakter heeft. Laat met de bon zien dat jullie samen hebben gegeten en gedronken. Vermeld op de bon ook de naam van de klant. Het helpt als je in je agenda een afspraak hebt staan met die klant, zodat je later aan kunt tonen met wie je de lunch hebt gebruikt. Op die manier kun je de Belastingdienst het zakelijke karakter aantonen, zodat je het fiscale voordeel op een eerlijke wijze kunt toepassen.
Een belangrijke uitzondering geldt voor cursussen die je geeft, waarbij jij de lunch voor cursisten verzorgt. In dat geval mag je de lunch voor 100% terugvorderen, inclusief de btw. De cursisten moeten iets te eten krijgen, waardoor er volgens de Belastingdienst sprake is van een volledig zakelijk karakter.
Consumpties bij overwerk
Naast alle bovengenoemde fiscale zaken kan een ondernemer ook consumpties bij overwerk in de meeste gevallen fiscaal aftrekken. Er is sprake van overwerk wanneer een ondernemer langer dan de standaard kantoortijden blijft doorwerken. Meestal blijft een ondernemer tot een uur of 17.00 doorwerken, waarna het tijd is om naar huis te gaan voor het avondeten. Een ondernemer die tussen 17.00 en 20.00 niet naar huis kan gaan om te gaan eten en drinken, kan op kantoor een maaltijd benuttigen waarbij dit eten en drinken als meer dan bijkomstig zakelijk belang wordt beschouwd. Deze extra kosten die de ondernemer maakt voor consumptie omdat de mogelijkheid niet bestaat om naar huis te gaan om te gaan eten zijn wel fiscaal aftrekbaar. De ondernemer maakt namelijk extra kosten om zakelijke overwegingen en gaat na het eten en drinken door met werken.
Fooikosten aftrekken
Fooi vormt in principe ook een onderdeel van de rekening van een zakelijke lunch, en dus mag fooi ook worden meegerekend tot het totaal bedrag. Het geven van fooi wordt in de meeste landen vrijwel als verplicht gezien, zo ook in Nederland. Daarom wordt fooi standaard gezien als een deel van de zakelijke kosten. bij het boeken van de zakelijke lunchkosten moet de fooi dus ook worden vermeld in de administratie.
Ben je ondernemer en kan je wel hulp gebruiken bij dergelijke fiscale zaken? Dan is het verstandig om eerst professioneel advies in te schakelen van een specialist. Denk aan het inhuren van een belastingadviseur, een financieel adviseur, een accountant of een boekhouder. Door een specialist in te schakelen kan je als ondernemer een beter beeld krijgen van de specifieke situatie. De bovengenoemde aftrekkosten kunnen namelijk per situatie en per persoon verschillen en een goede specialist kan het juiste advies geven omtrent alle fiscale zaken van de onderneming.
Veelgestelde vragen:
In hoeverre kan een ondernemer de fooikosten aftrekken?
De fooikosten die een ondernemer maakt tijdens een lunch zijn in principe niet standaard aftrekbaar, tenzij het specifiek gaat om een lunch met een zakelijk karakter. Gaat het specifiek om een zakelijke lunch? Dan zijn de gemaakte fooikosten deels af te trekken.
In hoeverre kan een ondernemer de gemaakte lunchkosten voor privé consumptie fiscaal aftrekken?
Een ondernemer die in de privé tijd gaat ontbijten, lunchen, dineren, koffie drinken of een terrasje pakken kan de btw helaas niet aftrekken vanwege het privé karakter. Alleen zakelijke consumptie kan fiscaal afgetrokken worden bij de Belastingdienst.
In hoeverre zijn de lunchkosten aftrekbaar als er supermarketspullen gekocht worden?
Een ondernemer die eten en drinken koopt bij een supermarkt, kan de btw wel fiscaal aftrekken mits dit eten en drinken samen met een zakelijke relatie op kantoor wordt genuttigd. In geval van privé consumptie is de btw niet aftrekbaar.
Zijn de lunchkosten aftrekbaar als de ondernemer in een horecagelegenheid gaat lunchen?
Nee, als een ondernemer gaat lunchen in een horecagelegenheid is de btw niet aftrekbaar. Dit geldt zowel voor privé als zakelijke consumptie van eten en drinken. De kosten van de lunch zijn slechts fiscaal aftrekbaar buiten een horecagelegenheid.
