Bekijk ook:
Goedkoopste Zakelijke Rekening
7 Gratis en Goedkope CRM systemen
Jouw OV kosten zijn aftrekbaar als je zzp'er bent. Tenminste, als je de kosten zakelijk maakt. Reis je naar een zakelijke afspraak met een klant, een zakelijke bijeenkomst of een congres waar je om zakelijke redenen naartoe wilt? Het zijn voorbeelden van zakelijke reizen, waarvoor je gebruik kunt maken van het openbaar vervoer. Je mag de kosten daarvoor aftrekken en de btw in minder brengen op de btw-aangifte die je doet.
Het is belangrijk om jouw OV kosten als zzp'er netjes bij te houden. Bewaar daarom altijd de kaartjes waarmee je reist en vraag om een kwitantie op het moment dat je een aankoop doet. Zorg er bovendien voor dat je de kaartjes koopt met een zakelijk betaalmiddel, zoals een zakelijke bankpas.
Tip: de Belastingdienst kan jouw administratie controleren. Het helpt dan als je jouw zakelijke OV kosten netjes laat aansluiten op de afspraken in je agenda. Noteer daarom altijd welke reizen je maakt en met welk doel. Op die manier ontstaat er geen onduidelijkheid over het zakelijke karakter van de reizen die je met het OV maakt.
Om de OV kosten zakelijk te kunnen aftrekken dien je een OV-kaart op je eigen naam te gebruiken. Op die manier kan de Belastingdienst nagaan dat jij de reis gemaakt hebt. Vergeet bovendien de btw niet af te trekken als voorbelasting.
Voordelen van reiskosten declareren
Er komen allerlei voordelen kijken bij het declareren van de reiskosten, te weten:
- De reiskosten van een zzp’er kunnen van de winst worden afgetrokken. Dit heeft als gevolg dat de zzp’er veel minder aan inkomstenbelasting moet gaan betalen.
- De omzetbelasting van bepaalde zakelijke autokosten kunnen in vermindering op de te betalen btw worden gebracht. Het gaat om zakelijke kosten van de auto zoals onderhoud, reparaties en brandstof.
Hou wel rekening dat de hoogte van de bedragen hierboven sterk van het type vervoersmiddel afhangt. Daarnaast is ook de wijze waarop de kilometeradministratie bij wordt gehouden van groot belang bij het bepalen van de hoogte van het bedrag.
OV-kaart op naam
De OV-kaart is het meest geschikte vervoersbewijs als je de kosten zakelijk wilt aftrekken. Vraag een persoonlijke OV-chipkaart aan, zodat je die op jouw naam kunt laten zetten. Daarmee kun je de Belastingdienst aantonen dat jij de reizen maakte, waardoor je die zakelijk kunt aftrekken.
Maak bovendien een account aan op https://www.ov-chipkaart.nl. Je kunt je daar registreren en jouw OV-kaart koppelen aan het account. Je zorgt daarmee voor een overzicht van de reizen die je maakt met de OV-kaart. Maak bijvoorbeeld iedere paar weken of iedere maand een overzicht en bewaar dat in je administratie. Op die manier kun je achteraf altijd aantonen welke reizen je maakte, zodat je de kosten daarvoor zakelijk kunt aftrekken.
BTW aftrekken voor lage tarief
Kaartjes voor het OV bestaan uit een prijs, plus btw op basis van het lage tarief. Benieuwd hoeveel OV kosten je als zzp'er mag aftrekken? Je mag het bedrag exclusief btw in mindering brengen op de winst die je maakt. De btw die je betaalt mag je opvoeren als voorbelasting in de btw-aangifte. Op die manier trek je de btw af tijdens de aangifte omzetbelasting. De prijs van het kaartje trek je af tijdens de aangifte inkomstenbelasting.
Het btw-tarief geldt zowel voor kaartjes in de trein, de bus als in de tram. Houd er rekening mee dat het btw-tarief daarop niet altijd vermeld staat. Toch is daar wel sprake van, waardoor je de btw kunt opvoeren als voorbelasting.
Let op: reis je met het OV voor woon-werkverkeer? Dan mag je ook als zzp'er die kosten helaas niet aftrekken. Het zijn privé kosten die je maakt, om op kantoor te kunnen komen. De aftrek geldt alleen voor zakelijke reizen die je maakt, vanaf het moment dat je op kantoor of aan het werk bent.
Voorbeeld aftrekken OV-kosten
We zetten twee voorbeelden voor je op een rij, waarmee je de btw en de aftrekbare kosten voor het OV kunt berekenen:
- Kosten kaartje inclusief btw
- Kosten kaartje exclusief btw
Kosten kaartje inclusief btw
Koop je een kaartje om zakelijk met het OV te reizen en is er sprake van een bedrijf inclusief de btw? Als je daar €12,50 voor betaalt gaat het om €11,79 voor het kaartje en €0,71 aan btw (2018). In 2019 bestaat een kaartje voor dat bedrag uit €11,47 voor het kaartje en €1,03 aan btw. Sinds 2019 geldt er voor het lage tarief 9 procent btw. Tot en met 2018 was dat nog 6 procent.
In de beide gevallen kun je de btw berekenen door het totaalbedrag inclusief de btw te delen door 1 + het btw-tarief. Voor het tarief in 2019 deel je het bedrag dus door 1,09. Op die manier kom je uit op de prijs exclusief btw. Het verschil tussen de prijs inclusief en exclusief de btw is de btw die je betaalt, en die je dus mag opvoeren als voorbelasting.
Kosten kaartje exclusief btw
Koop je een kaartje, waarvan je de prijs weet exclusief btw? Je kunt de btw berekenen door de prijs van het kaartje te vermenigvuldigen met het percentage van de lage btw. Voor 2018 betekent dit dat een kaartje van €11 exclusief btw goed is voor €0,66 aan btw. In 2019 is een kaartje van €11 goed voor €0,99 aan btw. Dat is het bedrag dat je als voorbelasting op mag voeren. Het bedrag exclusief de btw gebruik je als aftrekpost ten opzichte van de winst.
Je kunt op deze manier de OV kosten die je als zzp'er maakt zakelijk van de winst aftrekken. Het grote voordeel daarvan is dat de winst lager uitvalt, waardoor je daar minder inkomstenbelasting over betaalt. Zou je de kosten privé betalen? Dan heb je daarmee geen fiscaal voordeel, omdat je eerst het volledige bedrag betaalt en je vervolgens meer belasting betaalt omdat de winst hoger is.
Je hoeft geen kilometerregistratie bij te houden voor de reizen die je met het OV maakt. In plaats daarvan bewaar je de kaartjes en de kwitanties die je daarvoor krijgt. Je mag de kosten één op één aftrekken van de winst die je maakt. Je hoeft geen kosten per kilometer te berekenen, zoals dat bij de auto, een scooter of een brommer wel het geval zou zijn. Het is om die reden niet nodig om bij te houden vanaf welk station je naar welk station reisde. Als dat blijkt uit je agenda-afspraken maakt dat het wel makkelijker om het zakelijke karakter achteraf aan de Belastingdienst aan te kunnen tonen.
De OV kosten doorbelasten aan de opdrachtgever
Een zzp’er heeft ook de mogelijkheid om bepaalde zakelijke kosten aan de opdrachtgever door te belasten. De zzp’er is hierbij zelf verantwoordelijk voor het maken van goede afspraken met de opdrachtgever over wat er gaat gebeuren met de zakelijk gemaakte reiskosten. Het is dus niet verplicht om de kilometervergoeding van de Belastingdienst van €0,19 per kilometer aan te houden, maar je kunt zelf met de opdrachtgever een afspraak maken. Om de kosten door te kunnen belasten moet de zzp’er deze zakelijke kosten exclusief btw op de factuur vermelden. Over het totaalbedrag op de factuur moet vervolgens de 21% verplichte btw worden gerekend.
Een zzp’er die administratief weggelegd is, kan de belastingzaken van de onderneming zelf regelen. Dit kan eenvoudig via software worden gedaan of door een goed boekhoudpakket aan te schaffen. Als de zzp’er niet over de juiste kennis en ervaring beschikt, dan is het verstandig om een belastingadviseur, een accountant of een boekhouder in te huren voor het uitvoeren van deze klus. De belastingzaken van de onderneming zijn immers vrij ingewikkeld en een expert kan de zzp’er hierbij goed adviseren over de mogelijkheden.
Veelgestelde vragen:
Wat zijn de voorwaarden om de OV kosten af te kunnen trekken?
Als een zzp’er de OV kosten fiscaal af wenst te trekken dan moeten alle bonnen en rittenkaarten worden bewaard. Denk ook aan bijvoorbeeld een uitdraai van het reisoverzicht, mits dit overzicht aan de voorwaarden van de Belastingdienst voldoet.
Kan de btw die betaald is over de OV kosten worden afgetrokken?
Ja, de zakelijke reiskosten mogen teruggevorderd worden. Het gaat zowel om de btw over de OV kosten als over andere zaken zoals parkeerkosten. Enige voorwaarde hierbij is een sluitende rittenadministratie met een scheiding tussen privé en zakelijke ritten.
Wanneer zijn de OV kosten niet aftrekbaar?
De OV reiskosten die een zzp’er maakt zijn niet aftrekbaar van de inkomstenbelasting als de opdrachtgever zorg draagt voor het vergoeden van de reiskosten. Daarnaast kunnen de aftrekbedragen variëren per vervoersmiddel.
Op welke manier moet een zzp’er zakelijke OV kosten declareren?
Een zzp’er kan de zakelijke OV kosten van een onderneming declareren door de gereden kilometers op nauwkeurige wijze tijdig en regelmatig bij te houden in een rittenadministratie. Scheid de zakelijke en privé kilometers hierbij goed van elkaar voor een duidelijk overzicht.
