Bekijk ook:
Gratis Boekhouden in Excel
Het is de vraag die elke zzp’er zichzelf stelt als hij start met zijn bedrijf: zal ik wel of geen boekhoudpakket nemen? Ook zzp’ers die al wat langer actief zijn, vragen het zich van tijd tot tijd opnieuw af. Soms ook komt de vraag van een ander: een vriend of een collega-zzp’er. Anderen komen juist met een goedbedoeld advies. Eén ding is zeker: de situatie is voor iedereen verschillend. We zetten graag voor jou op een rij waarom jij wel of niet een boekhoudpakket zou moeten nemen. De beslissing neem je uiteraard zelf.
Boekhouden
Het is niet de meest favoriete bezigheid van veel ondernemers, inclusief zzp’ers: de boekhouding doen. De één besteedt het uit, de ander doet het liever zelf (ook vanwege de kosten), maar meestal met tegenzin. Veel ondernemers schuiven het ook voor zich uit. Als kleine ondernemer kan je prima in Excel je administratie houden, maar dat heeft uiteraard beperkingen. Een boekhoudpakket maakt het jou in dat opzicht wat makkelijker, omdat er ‘achter de schermen’ van alles gebeurt wat je niet ziet (en jij dus niet zelf hoeft te doen). Als je al je inkomsten en opbrengsten, kosten en uitgaven, en btw op de juiste manier registreert, komt er bijna als vanzelf een balans en een verlies- en winstrekening tot stand. De belastingaangifte voor je omzetbelasting is dan ook bijna een fluitje van een cent.
Hoeveelheid
Volgens ons is vooral hoeveelheid een belangrijke factor. Verstuur je drie facturen per jaar of honderd? Ontvang je zelf tien nota’s of vijftig? Hoe meer facturen, des te meer je moet registreren. Excel kan dus een prima alternatief zijn voor een boekhoudpakket, maar dat gaat vooral op bij een klein aantal mutaties. Als je jaarlijks, en steeds tijdelijk, voor een paar klanten werkt, stuur je wellicht maar twintig facturen per jaar. De bedragen kan je in Excel simpelweg onder elkaar zetten. Je maakt een aparte kolom voor de btw én een kolom voor het factuurbedrag zonder btw. Dat is immers jouw echte omzet, waarover je ook belasting gaat betalen. Je doet exact hetzelfde voor de inkomende facturen, die waarschijnlijk ook op de vingers van één hand te tellen zijn. Met een beetje geluk krijg je alles op één blad en heb je de boekhouding van een jaar al bijna klaar.
Het wordt een compleet ander verhaal als je veel kleine opdrachten hebt en dus ook veel facturen verstuurt. In dat geval voegt een boekhoudpakket echt iets toe. Het wordt een stuk overzichtelijker, je kan bijvoorbeeld met één druk op de knop een overzicht maken (over een periode of van een bepaald soort omzet). Met veel pakketten kan je ook facturen maken, debiteuren makkelijker bewaken en heel eenvoudig je belastingaangifte doen.
Zelf doen of laten doen
Er is nog een tussenweg. Als je zelf niet handig bent met computers én totaal geen boekhoudkundige kennis hebt, zou je iemand kunnen vragen. Dat hoeft geen accountant te zijn, zo moeilijk is een boekhouding van een klein bedrijfje niet. Wellicht wil een goede vriend of een familielid tegen een kleine vergoeding jouw boekhouding voeren. Uiteraard moet het iemand zijn die je jouw financiële bedrijfsgegevens toevertrouwt.
Een zzp’er die overweegt om een boekhoudpakket aan te schaffen kan profiteren van de gratis online koppeling met andere partijen. Dit maakt het eenvoudiger om de administratie zo nauwkeurig mogelijk bij te houden, om belastingzaken beter te regelen en dergelijke. Denk zo aan het koppelen van een accountant, administratiekantoor, belastingadviseur maar ook de Kamer van Koophandel, leveranciers en zelfs klanten. Al deze partijen kunnen snel en makkelijk toegang krijgen tot het boekhoudsysteem van de onderneming. Daarnaast bevordert een boekhoudprogramma de interactie met de bovengenoemde relevante partijen aangezien ze makkelijk kunnen meekijken met de administratie of data onderling met elkaar verwisselen. Verder bestaat de mogelijkheid om een koppeling te maken met een webwinkel of bijvoorbeeld een PayPal account.
Kosten
Als je overweegt een boekhoudpakket aan te schaffen, dan is er goed nieuws: er zijn gratis varianten. Wel is het zo dat je dan meestal na een bepaalde periode maandelijks een klein bedrag betaalt. Maar een overzichtelijke administratie is die kleine investering wel waard. In die gratis periode kan je het pakket dan mooi uitproberen.
Investeringen en btw
Over investeringen gesproken: je boekhouding wordt iets ingewikkelder als je regelmatig investeringen doet. We hebben het hier over bedrijfsmiddelen die je niet in één keer als kosten boekt (wel als uitgaven omdat je de factuur betaalt) maar met jaarlijkse afschrijvingstermijnen.
Als je internationaal werkt en ook over de grens prestaties levert of ontvangt, kan het btw-verhaal voor jouw business opeens een stuk ingewikkelder worden. Dit kan een extra reden zijn om al jouw mutaties vast te leggen in een boekhoudpakket. Hiermee voorkom je dat er bij de btw-aangifte niet meer uit komt. Het is trouwens ook aan te raden om in dat geval iemand te raadplegen of je er op de juiste manier mee omgaat. Je wil immers voorkomen dat blijkt dat de Belastingdienst een andere zienswijze heeft dan jij.
Overal toegang tot de administratie
Een zzp’er die overweegt tussen wel of geen boekhoudpakket nemen moet ook rekening houden met de snelle en makkelijke toegang die wordt verleend dankzij het pakket. Een zzp’er met een boekhoudpakket kan namelijk op elke gewenste locatie en op elk moment eenvoudig inloggen tot het online boekhoudsysteem voor een inzicht in de huidige financiële situatie. Dit voorkomt dat de ondernemer afhankelijk is van het kantoor of de werklocatie. De ondernemer kan met een boekhoudpakket immers zelf bepalen vanaf welke locatie er wordt gewerkt. Zo heeft de zzp’er ook de mogelijkheid om in te loggen vanuit een vakantiehuis in het buitenland. Het enige wat er nodig is voor een goed werkend boekhoudpakket is een stabiele internetverbinding. Daarnaast maakt een goed boekhoudpakket regelmatig back-ups van de administratie van de onderneming. Deze back-ups worden geheel automatisch gedaan door het boekhoudpakket waardoor de zzp’er altijd is voorzien van kopieën van alle belangrijke financiële documenten van de onderneming. Daarnaast hebben zaken zoals brand, diefstal of slordigheid geen invloed meer op de administratie. Met een boekhoudpakket kan de zzp’er met een gerust hart zaken kan doen.
Veelgestelde vragen:
In hoeverre is een zzp’er verplicht om wel of geen boekhoudpakket aan te schaffen?
Een boekhoudpakket aanschaffen is voor de zzp’er geen verplichting. Sommige zzp’ers doen de administratie zelf aan het begin, maar een goed boekhoudpakket is wel degelijk aan te raden voor startende zzp’ers voor beter inzicht tot de financiën.
Wat kost een gemiddeld boekhoudpakket in Nederland?
Voor een zzp’er die voor de keuze staat om wel of geen boekhoudpakket te kopen is de prijs ook van belang. Gemiddeld betaal je maandelijks tussen de €10 en €25 voor een goedkoop boekhoudprogramma. Een boekhoudprogramma met uitgebreide extra functionaliteiten kost iets meer. Bekijk hier de TOP 5 aanbieders van boekhoudprogramma's voor zzp'ers.
In hoeverre kan een zzp’er ook facturen opstellen met een boekhoudpakket?
De meeste boekhoudpakketten geven zzp’ers de mogelijkheid om gepersonaliseerde facturen op te maken. Dit bespaart een zzp’er enorm veel tijd aangezien het proces geheel automatisch verloopt en vrij snel gaat. Daarnaast houdt het boekhoudpakket ook de urenregistratie nauwkeurig bij.
Zijn er ook nadelen aan een boekhoudpakket voor zzp’ers verbonden?
Zzp’ers die nog moeten beslissen of ze wel of geen boekhoudpakket aan gaan schaffen moeten rekening houden dat een internetverbinding altijd nodig is om in te loggen en dat de beveiliging van alle gevoelige gegevens niet meer in eigen handen is.
Inzicht
Als je graag inzicht hebt in waar je omzet precies vandaan komt en waar je geld aan uitgeeft, voegt een boekhoudpakket echt iets toe. Stel dat je als ondernemer verschillende producten of diensten aanbiedt, dan is het prettig om te zien wat ze jou los van elkaar opleveren. Maak je allerlei verschillende kosten, dan kan je met een boekhoudpakket heel eenvoudig een overzicht, rapportage of analyse maken. Tevens kan je weken, maanden en jaren makkelijk met elkaar vergelijken. Op die manier krijg je steeds meer inzicht in en grip op je bedrijf.
We wensen je succes met je keuze!
