De administratie moet vooral eenvoudig zijn, zodat jij daar makkelijk mee kunt werken. Toch is het belangrijk om aan een aantal voorwaarden te voldoen. Voorwaarden gesteld door de Belastingdienst, bijvoorbeeld om de administratie te kunnen controleren.
Een administratie opzetten als zzp'er is een van de belangrijke zaken om als starter aan te denken. Zorg ervoor dat je dit doet voldoende voorwaarden die er gelden. Wij zetten de 4 belangrijkste voorwaarden voor je op een rij:
- Voer een ‘deugdelijke’ administratie
- Houd je aan de bewaartermijn
- Gebruik papier of de computer
- Doe het zelf of besteed het uit
Voer een ‘deugdelijke’ administratie
De Belastingdienst stelt weinig specifieke eisen aan jouw zzp'er administratie. Het moet vooral een ‘deugdelijke’ administratie zijn, waaraan zowel jij als de Belastingdienst kan zien hoe je bedrijf er financieel voor staat. Ondertussen dien je wel te zorgen voor 9 belangrijke onderdelen:
- Kasadministratie en kassabonnen (inclusief kladaantekeningen)
- Het inkoop- en verkoopboek en andere financiële aantekeningen
- Tussentijds gemaakte controleberekeningen
- Ontvangen facturen en kopieën van verstuurde facturen
- Bankafschriften van zakelijke rekeningen
- Contracten, overeenkomsten en andere afspraken
- Agenda’s en afsprakenboeken
- Correspondentie, per post en via e-mail
- Software en databestanden
Tip: in één keer zorgen voor de meeste belangrijke onderdelen van de administratie? Een boekhoudprogramma is dan een goede keuze. In de cloud of op je eigen computer. Met name boekhoudprogramma’s speciaal voor zzp'ers bevatten vaak veel van de verplichte onderdelen.
Houd je aan de bewaartermijn
Om een goede administratie als zzp'er te voeren dien je bovendien rekening te houden met de wettelijke bewaartermijn. De Belastingdienst vereist dat je voldoet aan de fiscale bewaarplicht, om een aantal gegevens minimaal 7 jaar te bewaren. Het gaat dan om:
- Het grootboek
- De debiteuren- en crediteurenadministratie
- De eventuele voorraadadministratie
- De in- en verkoopadministratie
- De loonadministratie
Let op: er gelden een paar uitzonderingen voor de bewaartermijn. Bewaar gegevens van onroerende zaken 10 jaar, net als de administratie als je elektronische diensten, radio- en televisieomroepdiensten of telecommunicatiediensten levert.
Op papier of elektronisch: het mag allebei
De voorwaarden voor de administratie stellen gelukkig geen verplichtingen aan de manier waarop je die bijhoudt. Sterker nog, je mag in theorie op kladblaadjes een administratie bijhouden, mits het om een ‘deugdelijk’ geheel gaat. Dat betekent bijvoorbeeld dat je inzicht dient te hebben in de inkomsten en uitgaven. En zorg ervoor dat je verkoopfacturen opéénvolgend nummert en daarvan een overzicht kunt presenteren.
Het betekent dat je in de praktijk het best een systeem kunt ontwikkelen voor je administratie. Dat kan op papier in een map met tabbladen voor de verschillende belangrijke onderdelen. Of door gebruik te maken van een boekhoudprogramma. En binnen die programma’s voor de administratie voor zzp'ers heb je de keuze uit twee varianten:
Boekhoudprogramma op je computer
De traditionele digitale keuze. Een programma dat je downloadt op je computer. Je hebt geen internetverbinding nodig om er gebruik van te maken. Je werkt vanaf één computer, waardoor je onderweg of bij de klant op locatie minder mogelijkheden hebt.
Boekhoudprogramma in de cloud
De moderne digitale keuze. Een programma dat je online gebruikt, zonder download. Je hebt een internetverbinding nodig om er gebruik van te maken. Daardoor kun je op iedere computer de administratie inzien en bijwerken, ook onderweg of bij de klant op locatie.
Je mag zelf bepalen hoe je de administratie als zzp'er bijhoudt, mits je daarmee zorgt voor een ‘deugdelijk’ geheel inclusief alle belangrijke onderdelen.
Tip: vergelijk de kosten van de administratie met een boekhoudprogramma op je computer of in de cloud. En vergelijk dat bijvoorbeeld met een administratie in Excel, waarvoor je gebruik kunt maken van handige sjablonen.
Zelf doen: accountant niet verplicht
En de laatste voorwaarde, is het verplicht om een boekhouder of accountant in te schakelen? Je hoeft daarvoor geen kosten voor je administratie als zzp'er te maken, omdat de beiden niet verplicht zijn. Tenminste, als je gebruik maakt van een eenmanszaak. Dat betekent dat je goedkoop voor de administratie kunt zorgen, bijvoorbeeld handig als je vanuit een uitkering wilt beginnen. Zou je een BV oprichten? Dan heb je een accountant nodig om de jaarrekening op te stellen en te controleren.
Als zzp'er met een eenmanszaak mag je een boekhouder of accountant vragen de administratie te doen, maar dat is niet verplicht. Een boekhouder is over het algemeen goedkoper dan een accountant. De boekhouder voert geen beschermde titel, maar houd er rekening mee dat die vaak minder kennis heeft van complexe financiële of fiscale constructies.
De administratie zelf doen versus uitbesteden
Een zzp’er die zelf voor de administratie zorgt bespaart op de kosten van het inhuren van een accountant of een boekhouder en kan altijd en overal inzicht hebben tot de administratie van het bedrijf. Hier komt wel bij dat zelf een zzp administratie opzetten en bijhouden een tijdrovend proces is waar nauwkeurigheid voor nodig is om geen fiscale aftrekposten te vergeten. Een zzp’er die een boekhouder inschakelt is verzekerd van professioneel fiscaal advies, profiteert op juiste wijze van alle fiscale voordelen en daarnaast bespaart de zzp’er veel tijd. De kosten voor het inhuren van een boekhouder of accountant kunnen helaas wel oplopen, de zzp’er heeft niet altijd inzicht tot de eigen administratie. Een startende zzp’er die beschikt over de juiste kennis en ervaring en die voldoende tijd heeft kan zelf een goede zzp administratie opzetten. Kleine ondernemers zijn immers niet verplicht om de taak uit te besteden en kunnen prima zelf aan de slag.
Open eerst een zakelijke bankrekening
Een ondernemer die een zzp administratie op gaat zetten maakt een verstandige keuze door eerst een zakelijke bankrekening te openen voor de onderneming. Het openen van een zakelijke rekening is handig om een beter inzicht te hebben tot de zakelijke inkomsten en uitgaven. Daarnaast worden de privé inkomsten en uitgaven op duidelijke wijze gescheiden van de bedrijfsuitgaven waardoor de belastingaangifte ook eenvoudiger kan verlopen. Verder kan een zzp’er makkelijk en snel het boekhoudsysteem koppelen met de zakelijke bankrekening om tijd en geld te besparen. Ook de boekhouder of accountant heeft zo voortdurend toegang tot de zakelijke rekening.
Het openen van een zakelijke bankrekening is niet verplicht voor startende ondernemers, maar het is wel een slimme keuze als de zzp’er professionaliteit wilt uitstralen. Dit geldt overigens niet alleen voor kleine startende bedrijven, maar ook voor grotere ondernemingen.
Veelgestelde vragen:
Hoe lang moet een zzp administratie volgens de Belastingdienst bewaard worden?
Een ondernemer is wettelijk verplicht om de zzp administratie minstens 7 jaar lang te bewaren. Dit geldt niet alleen voor een digitale versie maar ook op papier. In bepaalde gevallen geldt een bewaarplicht van de zzp administratie van 10 jaar.
Wanneer is voor een ondernemer het juiste moment om een zzp administratie op te zetten?
Het juiste moment voor een ondernemer om te starten met het opzetten van een goede zzp administratie is al voordat er met de onderneming wordt gestart. Een zzp’er kan nooit vroeg genoeg beginnen met de administratie.
Wat voor fiscale voordelen komen er kijken bij het bijhouden van een zzp administratie?
Ondernemers die een bedrijf gaan starten moeten vaak vrij grote investeringen doen. Deze kosten zijn in de meeste gevallen fiscaal af te trekken indien er zorg wordt gedragen voor het bijhouden van een goede zzp administratie.
Wat is de eerste stap die een ondernemer moet zetten om een deugdelijke zzp administratie op te zetten?
De eerste stap bij het opzetten van een goede zzp administratie is het openen van een zakelijke bankrekening om zo de financiën van de onderneming gescheiden te houden van de privé financiën.
Houd je de administratie als zzp'er zelf bij? Zolang je voldoet aan de andere voorwaarden die de Belastingdienst stelt is dat geen probleem. En bovendien zorg je er op die manier voor dat je goed weet wat erin komt en wat eruit gaat. Voorkom financiële verrassingen, door goed op de hoogte te zijn van de situatie en de actuele ontwikkelingen. Op die manier zorg je voor een deugdelijke administratie, waarmee jij de controle houdt over jouw eigen bedrijf.
🙋♂️ Wil je meer weten over het opzetten van een goede online boekhouding? Lees dan deze gids: Starten met boekhouden →
