[ez-toc] Veel zzp’ers vragen zich af of het maken van een jaarrekening een verplichting is of dat dit slechts een “administratieve formaliteit” is. De verplichting om een jaarafsluiting te maken is afhankelijk van de ondernemingsvorm waarvoor je als zzp’er gekozen hebt maar dit hoeft je als ondernemer natuurlijk niet te beperken. Een jaarrekening biedt immers een aantal essentiële inzichten waar niet alleen de Fiscus interesse in heeft maar ook zeer waardevol is voor jezelf.
Wat is een jaarrekening?
Een jaarrekening is het financiële eindverslag van een organisatie die wordt samengesteld aan het einde van een boekjaar. Het is een overzicht van de financiële huishouding van een bedrijf waarvoor de jaarwisseling standaard als peildatum wordt gebruikt. Een jaarrekening geeft transparantie en overzicht hoe een bedrijf er op een specifiek moment op financieel gebied voor staat. Het is een korte samenvatting van de totale zakelijke administratie van een bedrijf.
Is het maken van een financieel eindverslag verplicht voor zzp’ers?
Niet iedere zzp’er is wettelijk verplicht om een financieel eindverslag op te (laten) stellen. Als je in een besloten vennootschap (BV) actief bent, heb je deze verplichting wel. Dan moet je de jaarrekening binnen een vastgestelde termijn digitaal deponeren bij de Kamer van Koophandel.
Eenmanszaken en zzp’ers die werken in een vennootschap onder firma (V.O.F.) hebben deze verplichting niet. Een uitgebreide aangifte van de inkomstenbelasting volstaat in dat geval. Hiervoor heb je overigens wel de gegevens uit de balans en de winst- en verliesrekening nodig en dit zijn precies twee aspecten die zeker niet mogen ontbreken in een jaarrekening. In de praktijk stel je dus al bijna automatisch een groot gedeelte van een jaarrekening op, zonder dit document deze titel te geven.
De drie belangrijkste hoofdonderdelen waaruit jaarrekeningen moeten bestaan
- De balans, een overzicht van de huidige financiële status van een bedrijf.
- Een uitgebreide winst- en verliesrekening, een overzicht van alle inkomsten en uitgaven van het afgelopen jaar. Dit is een cijfermatige beargumentering van een balans.
- Beschrijving van situaties die van invloed zijn op de financiële huishouding van een bedrijf. Dit is dus een toelichting op bovengenoemde onderdelen. Deze beschrijving moet een duidelijke inhoudelijke weergave zijn die een volledig beeld schetst over de betreffende omstandigheden. Dit is informatie die ook enkele jaren na het boekjaar nog moet kunnen worden geraadpleegd.
Voor het maken van een jaarafsluiting moeten de volgende handelingen verricht worden:
- Verzamelen van financiële gegevens;
- Verwerking bankmutaties;
- Verkoopfacturen verwerken;
- Verwerken van de inkoopfacturen
- Verwerking afschrijvingen;
- Voorraden waarderen;
- Privé aftrekposten verwerken;
- Belastingaangifte doen.
Jaarrekening als stuurmoment
Het afronden van een boekjaar doe je eigenlijk om twee belangrijke reden. Zoals aangegeven vormt de jaarrekening de basis van je belastingaangifte. De Belastingdienst wil graag horen wat je hebt verdiend en ziet graag haar aandeel tegemoet. Daarnaast moet je vaak één of meerdere jaarrekeningen kunnen overleggen voor het verkrijgen van een eventuele financiering.
Een andere belangrijke reden is dat je jezelf door het maken van een jaarrekening de noodzakelijke inzichten verschaft over de financiële gezondheid van je bedrijf. Als je wat langer als zzp’er actief bent, kun je de jaarrekening met de voorgaande versies vergelijken en er een lijn uit opmaken.
Het is een soort spiegel die je jezelf kunt voorhouden doordat je op een eenvoudige manier kan zien wat je bezittingen en schulden zijn. Uiteraard kun je hiermee een langere termijn strategie met cijfers onderbouwen. Veel zzp’ers gebruiken een jaarrekening als periodiek meetpunt en gebruiken deze gegevens als belangrijk stuurmoment.
Het maken van een financiële jaarafsluiting een nuttige tijdsinvestering
Hoewel het maken van een financiële jaarafsluiting voor veel zzp’ers niet verplicht is, kan het zeker wel gezien worden als een nuttige tijdsinvestering. Uiteraard kan je er als zzp’er voor kiezen om deze werkzaamheden uit te besteden aan een boekhouder. In dat geval hoef je alleen maar de benodigde gegevens bij elkaar te verzamelen en voor de gestelde deadline in te dienen bij de accountant.
Veel zzp’ers kiezen er echter voor om zelf de jaarrekening op te stellen en op deze manier veel kosten te besparen. Dit is zeker mogelijk als er gebruik wordt gemaakt van een geschikt online boekhoudprogramma. Veel moderne boekhoudprogramma’s zijn erg gebruiksvriendelijk ingericht en voorzien van duidelijke handleidingen waardoor het mogelijk is om zonder specialistische kennis een correcte financiële jaarafsluiting op te stellen.
Voorwaarde is uiteraard wel dat je ook de uitvoerende kant van je financiën op orde hebt. Hiermee voorkom je uiteraard dat je te veel tijd kwijt bent om de gegevens bij elkaar te verzamelen of eerdere gemaakte fouten uit te zoeken. Ook in dit geval geeft het maken van een jaarafsluiting je waardevolle inzichten maar dan in praktisch opzicht……
