🙋♂️ Wil je meer weten over het opzetten van een goede online boekhouding? Lees dan deze gids: Starten met boekhouden →
Zelf boekhouden of de administratie uitbesteden: een belangrijke vraag voor veel zelfstandigen. Je kunt als zzp'er zelf de administratie doen en alles goed in de gaten houden, of het uitbesteden en het overlaten aan een professional. Je kunt tijd besparen door de administratie uit handen geven of door het zelf te doen extra kosten uitsparen. Wat is wijsheid? We zetten een paar handige tips en overwegingen voor je op een rij.
Of je de boekhouding nu zelf doet of dat je die uitbesteedt, de administratie moet altijd voldoen aan een aantal belangrijke eisen. Spreek met de boekhouder af welke gegevens jij moet aanleveren en hoe jullie er samen voor zorgen dat je netjes aan de richtlijnen voldoet. Of zorg er zelf voor dat de boekhouding die je bijhoudt alle belangrijke onderdelen bevat.
Tip: twijfel je tussen een boekhouder of een accountant? Een accountant heeft een beschermende titel, een boekhouder niet. Een accountant is vaak duurder dan een boekhouder. Als zzp'er mag je gebruik maken van een boekhouder, het is niet verplicht om een accountant in te schakelen.
We zetten voor je op een rij wat er bij komt kijken om zelf de boekhouding te doen als zzp'er. We leggen je uit wat erbij komt kijken en hoe je zelf de administratie kunt doen. Aan de andere kant zetten we een paar voordelen van het uitbesteden voor je op een rij. Ontdek op die manier wat er het best bij je past, zodat je de boekhouding zelf kunt doen of die kunt uitbesteden.
Alle boekhoudmogelijkheden als zzp’er
Een zzp’er heeft 3 verschillende mogelijkheden als het gaan om het regelen van de boekhouding, te weten:
- De hele boekhouding helemaal zelf doen.
- De boekhouding deels zelf doen en deels uitbesteden aan een boekhouder.
- De hele boekhouding aan een boekhouder uitbesteden.
Bij het maken van een keuze tussen de bovengenoemde 3 mogelijkheden is het essentieel dat de zzp’er ervan bewust is dat de boekhouding zelf geregeld moet worden, ongeacht of er wordt gekozen voor het inhuren van een boekhouder.
Waar plaatsen: na subkop+tekst ‘Voordelen van een zzp boekhouder‘ maar voor de slotalinea.
De verplichtingen voor zzp’ers
Een zzp’er is verplicht om te handelen volgens wettelijke voorschriften. De verplichting die komt kijken bij de boekhouding van zzp’ers in Nederland is dat er een bewaarplicht geldt van 7 jaar voor de Belastingdienst. De Belastingdienst heeft deze verplichting ingevoerd om te garanderen dat de boekhouding goed klopt. De Belastingdienst zou langs kunnen komen bij de zzp’er en heeft dan ook het recht om te vragen naar de boekhouding van de periode tussen het heden en 7 jaar terug. Dit is dan ook de reden dat een zzp’er verantwoordelijk moet zijn voor een boekhouding die overzichtelijk en eenvoudig te begrijpen is. Hoe de zzp’er de gegevens bewaart is niet geheel relevant, de zzp’er mag zelf zorg dragen voor het maken van een geschikte keuze die past bij de onderneming, de situatie en het budget.
Gegevens die minstens 7 jaar bewaard moeten worden zijn onder andere het grootboek van de onderneming, de debiteuren- en crediteurenadministratie, de voorraadadministratie, de in- en verkoopadministratie waaronder ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen, de loonadministratie, de kasadministratie en kassabonnen, de bankafschriften, agenda’s en andere afspraken maar ook contracten en andere overeenkomstsoorten. Bepaalde gegevens moeten zelfs langer bewaard worden. Zo moeten gegevens die te maken hebben met onroerende zaken van zzp’ers zeker 10 jaar lang worden bewaard.
Veelgestelde vragen:
Wat kost het gemiddeld om de boekhouding te uitbesteden?
Een zzp’er die overweegt om de diensten van een accountant of een boekhouder uit te besteden kan verwachten op kosten die liggen tussen de €1.500 tot €2.500 per jaar. Hoe complexer de taken, des te hoger de kosten ook zullen zijn.
Wat is de beste keuze voor een zzp’er? De boekhouding zelf doen of de boekhouding uitbesteden?
Deze keuze is persoonsgebonden en kan variëren per zzp’er. Elke situatie verschilt, waardoor ook de keuzes heel anders kunnen zijn. Voor de een is het budget een factor, terwijl de ander liever tijd wil besparen.
Welke voordelen en nadelen komen kijken bij het zelf regelen van de boekhouding?
Een zzp’er die de boekhouding zelf doet heeft niet alleen een beter inzicht tot de administratieve zaken, maar zelf zorgen voor de boekhouding levert een mooie besparing op. Helaas is het wel een tijdrovend en zeer nauwkeurig proces.
Als een zzp’er de boekhouding gaat uitbesteden, wat zijn de voor- en nadelen?
De nadelen hierbij zijn de extra arbeidskosten en het beperkte inzicht tot de boekhoud gerelateerde zaken van de onderneming. Gelukkig kan de zzp’er deze taak in handen van een professioneel overlaten en zo veel tijd besparen.
Boekhouding opzetten: dit komt erbij kijken
Je kunt de boekhouding opzetten aan de hand van een aantal belangrijke stappen. Dat begint met het openen van een zakelijke bankrekening, zodra je een Kamer van Koophandel-nummer en een btw-nummer hebt ontvangen. Vervolgens zal je voor de volgende zaken moeten zorgen:
- In- en verkoopfacturen
- Kassabonnen en bankafschriften
- Offertes, contracten en overeenkomsten
- Urenregistratie en rittenadministratie of reiskosten
- Belastingaanslagen (aangifte omzetbelasting, inkomstenbelasting en zorgverzekeringswet)
- Agenda en eventuele personeelsadministratie
Al deze elementen dienen onderdeel uit te maken van de boekhouding of administratie. Wil je die zelf opzetten? Je kunt dat doen in Excel of helemaal handmatig. Zorg er in dat geval voor dat je geen van de belangrijke elementen over het hoofd ziet.
Tip: zelf de administratie opzetten en voorkomen dat je een onderdeel mist? Online boekhoudprogramma’s helpen je alle belangrijke onderdelen bij te houden, omdat ze onderdeel uitmaken van de software.
Boekhouding zelf doen
Je kunt de boekhouding als zzp'er zelf doen, bijvoorbeeld door gebruik te maken van een boekhoudprogramma. Je profiteert dan van twee voordelen:
Je zit bovenop de administratie
Je verwerkt zelf de in- en verkoopfacturen, net als de andere belangrijke onderdelen van de boekhouding. Door het zelf te doen weet je wat er financieel speelt, hoe je ervoor staat en welke stappen je weet te maken. Gaat het financieel beter of is er juist reden tot zorg? Dan ben je de eerste die daarvan op de hoogte is, omdat je er bovenop zit.
Geen kosten voor een boekhouder
Je spaart de kosten voor een boekhouder uit. Een boekhouder die maandelijks 5 uur aan jouw administratie besteedt kost bij €45 per uur een kleine €250 in de maand, waardoor je eenvoudig geldt overhoudt.
Een boekhoudprogramma in de cloud kan het je makkelijker maken om zelf de boekhouding te doen. De verplichte onderdelen worden netjes aangegeven en dankzij automatiseringen hoef je herhalende taken steeds minder zelf te doen. Je kunt bijvoorbeeld periodiek facturen voor klanten aan laten maken, betalingen automatisch laten koppelen aan openstaande facturen en bonnetjes scannen om die in de administratie op te nemen.
Wil je de administratie zelf doen en daar nog helemaal geen kosten voor maken? Je kunt in Excel of op papier de boekhouding bijhouden. Houd er rekening mee dat veel zzp'ers hier relatief veel tijd aan kwijt zijn. Zodra je meer opdrachten krijgt kan dat kostbare tijd betekenen, die je anders voor klanten had kunnen werken. Bovendien is de handmatige administratie meer foutgevoelig, dus neem extra tijd om alles dubbel te controleren.
Administratie uitbesteden
De administratie als zzp'er liever uitbesteden? Je kunt daarvoor een boekhouder inschakelen. Een accountant kan ook, maar is niet verplicht voor zelfstandigen. Het is sinds 2010 voor eenmanszaken niet meer verplicht om een jaarrekening op te stellen. Je hoeft een boekhouder of accountant daar niet meer om te vragen, ook al doen de meesten dat standaard nog wel.
Vooral zzp'ers die te maken hebben met in- en verkoop aan veel verschillende klanten en van diverse leveranciers besteden de administratie graag uit. Heb jij het idee dat je het overzicht mist, heb je er de tijd niet voor of ben je bang om fouten te maken? Dan is het een goed idee om de administratie uit te besteden aan iemand die daar veel verstand van heeft.
Voordelen van een zzp boekhouder
Een boekhouder biedt een aantal voordelen. Jij hebt veel minder omkijken naar de administratie, zodat je je kunt bezighouden met je eigen bedrijf. Bovendien hoef jij je niet te verdiepen in de belangrijke verplichtingen en fiscale mogelijkheden, dat is iets dat je van een boekhouder mag verwachten.
De boekhouder kan je aangeven of je voldoet aan de voorwaarden voor de zelfstandigenaftrek, startersaftrek en andere aftrekposten, waardoor je daar gebruik van kunt maken. Een boekhouder neemt je deze zorgen uit handen en let erop dat je alle belangrijke gegevens lang genoeg bewaart.
Twijfel je over de keuze voor een boekhouder of om de administratie zelf te doen? Adviseurs kunnen je laten zien wat erbij komt kijken als je zelf de boekhouding wilt doen.
