Boekhouden: Wat is een goede boekhouding en hoe ga je van start

🏛 Complete gids over boekhouden

Als ondernemer ontkom je er niet aan: boekhouden. Je bent verplicht om een boekhouding bij te houden.

Een correcte boekhouding geeft je de juiste financiële inzichten. En het bijhouden van een boekhouding is essentieel voor je bedrijf.

Als je aan boekhouden denkt, denk je mogelijk aan cijfers. Een logische associatie, maar geen allesomvattende associatie. ℹ️ Boekhouden gaat namelijk véél verder dan alleen cijfers en spreadsheets. Met deze gids krijg je een inzicht in alle ins en outs over boekhouden.  

 

🤔Wat is boekhouden precies?

Boekhouden is het vastleggen van alle financiële transacties van een bedrijf. Met deze transacties krijg je een duidelijk beeld van hoe het bedrijf presteert. 

En je krijgt  inzichten in bijvoorbeeld  de financiële gezondheid. Op basis hiervan kan je de juiste financiële beslissingen nemen.

Een boekhouding wordt altijd ondersteund door meerdere documenten, zoals:

• Facturen. Het gaat hierbij om inkomende en uitgaande facturen.
• Rekeningen. Je hebt uiteraard ook met rekeningen te maken. Bijvoorbeeld de lopende rekening, een rekeningcourant en een spaarrekening.
• Jaarrekeningen. Sta je aan het roer van een BV? Dan ben je verplicht om jaarlijks een jaarrekening te deponeren.

📙Waar bestaat boekhouden uit?

Boekhouden is een overkoepelende term voor veel taken. Mogelijk denk je direct aan het verwerken van facturen. En.. dat is inderdaad een belangrijk onderdeel. Maar niet het enige waar boekhouden over gaat.

Hier een opsomming van de de werkzaamheden/ taken voor een goede boekhouding:

• Facturatie. Onder boekhouden valt absoluut facturatie. Het factureren van uitgaande facturen naar klanten valt hieronder. Ook het inboeken van inkomende facturen valt onder deze noemer.
• Financiële transacties vastleggen. Onder boekhouden valt ook het vastleggen van alle financiële transacties. Deze transacties moeten niet vastgelegd worden én gekoppeld worden.
• Rapportages opstellen. Onder boekhouden valt ook het opstellen van rapportages. De twee belangrijkste rapporten hebben we al benoemd. De balans en de winst- en verliesrekening.
• Jaarrekening opstellen. Ben je verplicht om een jaarrekening te deponeren? Dan moet deze jaarrekening gestempeld worden door een accountant. 
• Verwerking van salaris. Heb je personeel in dienst? Dan valt ook salarisadministratie onder boekhouden.
• Belastingtechnische zaken. Als ondernemer heb je met tal van belastingtechnische zaken te maken. Je moet BTW aangifte doen. Je moet mogelijk loonheffingen betalen. En je hebt te maken met belastingen over je eigen inkomsten.

📙 Boekhouding bijhouden: hoe doe je dit?

Elke ondernemer is verplicht om voor een sluitende administratie zorg te dragen. En dit moet je ook nog eens 7 jaar lang bewaren. Mede hierom heb je altijd enig omkijken naar je boekhouding.
 

Qua boekhouden kun je meerdere kanten op. Je kunt dit helemaal zelf doen, maar je kunt dit ook aan een specialist uitbesteden.

Zelf boekhouden: Wat houdt dat in?

Zelf boekhouden biedt tegenwoordig veel mogelijkheden. Dit komt vooral doordat je online kunt boekhouden. Voor online boekhouden heb je alleen een goed boekhoudprogramma en enige tijd nodig.
 

Je kunt vervolgens makkelijk uitgaande facturen versturen. Ook kun je inkomende facturen verwerken, alle transacties verwerken. En tot slot kun je zelf de BTW aangifte verrichten. Je financiële administratie hou je op deze manier dus (erg) makkelijk bij.
 

Uiteraard kent zelf boekhouden ook de nodige aandachtspunten. Graag zetten we de voors en tegens van zelf boekhouden voor je op een rijtje:

👍Voordelen zelf boekhouden
 

• Het is vrij makkelijk met een online boekhoudprogramma. Als je voor een van de beste online boekhoudprogramma’s kiest, geniet je van veel gemak.
• Je hebt niet al te veel kennis nodig. Met name als je een vrij basic boekhouding hebt, heb je hier niet super veel kennis voor nodig.
• Je bespaart geld. Als je je boekhouding uit wilt besteden, moet je hier gewoonweg veel geld aan uitgeven.
• Je krijgt inzicht in je financiële situatie. Door zelf de boekhouding bij te houden, krijg je beter/meer inzicht in je financiële situatie. Mede hierdoor kun je de juiste keuzes voor jezelf maken.

👎 Nadelen zelf boekhouden
 

• Je weet/begrijpt mogelijk niet alles. Als je een vrij complexe boekhouding hebt, is het lastig om deze boekhouding zelf bij te houden. Het is immers logisch dat je niet alles weet of begrijpt. 
• Het kost tijd. Je eigen boekhouding doen kost enige tijd. Gelukkig kun je wel meer en meer van slimme automatisering profiteren. Wel betekent dit dat je minder tijd voor je core business overhoudt.
• Je hebt geen stok achter de deur. Hou je je hele boekhouding zelf bij? Dan heb je geen stok achter de deur. Je hebt geen boekhouders of specialisten die je administratie (streng) controleert.

📙 Boekhouding uitbesteden

Zie je het niet zitten om je hele administratie zelf bij te houden? Dan kun je gelukkig ook je boekhouding uitbesteden. 

Dit houdt in dat je tijd overhoudt. Je hoeft immers zelf geen tijd te besteden aan je boekhouding. Je hebt geen omkijken naar allerlei administratieve taken. En je hoeft ook niet over specifieke kennis te beschikken.
 

Door je boekhouding uit te besteden, geniet je van meerdere voordelen. En je moet ook met een paar nadelen rekening houden:

👍Voordelen boekhouding uitbesteden

• Je houdt tijd over. Door je boekhouding uit te besteden, hou je tijd over. Deze tijd kun je aan je eigen business besteden. Of je kunt in deze bespaarde tijd leuke dingen doen.
• Je boekhouding is altijd up to date. Dit is het werk van de accountants immers. Indien je met een goede boekhouder in zee gaat, geniet je altijd van actuele cijfers.
• Je hoeft geen specifieke kennis te hebben. Heb je geen kaas gegeten van bijvoorbeeld BTW aangiftes? Dan is het inschakelen van een boekhouder ook verstandig. Door zijn/haar kennis heb je zelf simpelweg geen specifieke kennis te hebben.
• Je krijgt een duidelijk beeld van hoe je ervoor staat. Door bovenstaande voordelen heb je altijd inzicht in de financiële status van je bedrijf. Voor veel ondernemers is dit een fijne gedachte.

🎓Onderzoek 2022:  65,2% Schakelt een boekhouder in voor de boekhouding

Uit onderzoek van Boekhouder.nl blijkt dat 65,2% van alle bedrijven  gebruik van van een boekhouder en 36,4% van de bedrijven gebruikt een online boekhoudpakket.  Er bestaan wat verschillen tussen het gebruik van de diensten van een boekhouder bij de verschillende ondernemingsvormen. Van alle eenmanszaken gebruikt 58,9% een boekhouder versus 80%  van de BV's. 
*Dit onderzoek is uitgevoerd met een ISO certified panel (ISO 26362:2009) aangesloten bij MOA en ESOMAR.

👎 Nadelen boekhouding uitbesteden

• Het kost geld. Voor de diensten van een boekhouder moet je (diep) in de buidel tasten. Maar daar heeft je onderneming alleen maar baat bij. En jij zelf, als ondernemer, uiteraard ook.
• Je verliest mogelijk het overzicht. Besteed je je hele boekhouding uit? Dan verlies je mogelijk het overzicht qua openstaande facturen. Maar mogelijk ook qua salarisadministratie.

Wat is beter: zelf boekhouden of de boekhouding uitbesteden?

Beide opties kennen absoluut veel voordelen. Je moet bij beide opties echter ook met specifieke nadelen rekening houden. Mede hierdoor is het zaak dat je voor jezelf een juiste afweging maakt. Dat doe je door over onderstaande vragen na te denken.

Heb je de expertise?

Ben je in staat om je boekhouding zelf bij te houden? De meeste ondernemers kunnen dit wel. Startende ondernemers hoeven bijvoorbeeld nog niet al te veel kennis te hebben. In beginsel kent een startend bedrijf een simpele boekhouding.
 

Heb je tijd?

Heb je op dit moment tijd om je boekhouding bij te houden? Of kun je dit beter overlaten aan een specialist? 

Houd rekening met een forse tijdsinvestering. En besef dat je deze tijd ook aan je onderneming kunt besteden. Een boekdhouprogramma is wel het minimale wat je nodig hebt. Wil je echt diehard gaan, ook all boekhouding in Excel doen? Dan vind je hier een gratis boekhouding in excel template. 

⚠️Waarom is het zo belangrijk dat de boekhouding klopt 
 

De wet schrijft voor dat je voor een sluitende boekhouding zorg moet dragen. Dat is echter niet de enige reden waarom je moet boekhouden. Een 100% correcte boekhouding brengt namelijk ook voordelen met zich mee.

1. Je krijgt inzicht in de financiële status

Heb je enig idee hoe je bedrijf er nu voor staat? Als je geen boekhouding bijhoudt, zou je dit niet kunnen weten. Door te boekhouden, krijg je dus inzicht in de financiële status
 

Je weet hierdoor precies welke investeringen je kunt doen. En je weet ook wanneer je juist zou moeten besparen. 
 

Voor dit inzicht spelen twee rapporten een belangrijke rol:
 

• Balans. Op een balans zie je onder meer de verhouding vreemd en eigen vermogen.
• Resultatenrekening. Op een resultatenrekening zie je per maand welke winst of verlies jouw bedrijf gerealiseerd heeft. Dit rapport bestaat uit alle inkomsten en uitgaven.

2. Je voldoet aan de eisen van de Belastingdienst

De Belastingdienst eist onder meer dat je je boekhouding 7 jaar bewaart. En je bent ook verplicht om bijvoorbeeld BTW aangiftes periodiek te doen.

Heb je je boekhouding op orde? Dan is dit allemaal geen probleem voor je. Met een goed online boekhoudprogramma dien je de BTW aangifte snel in.

3.Je geniet mogelijk van fiscale voordelen

Besluit je om je boekhouding uit te besteden? Dan kan dit fiscale voordelen hebben. Een specialist weet precies op welke vlakken je fiscaal kunt besparen. Ook is een specialist vaak op de hoogte van  fiscale wetgeving. 

4. Je voorkomt een naheffing

Zorg je voor een 100% correcte boekhouding? Dan voorkom je een naheffing van de Belastingdienst. Uiteraard is het hiervoor wel zaak dat je ook aan je betalingsverplichtingen voldoet. Zo moet je netjes alle bedrijfsbelastingen op tijd betalen. En ben je ook verplicht om eventueel personeel tijdig uit te betalen.

💡16 Tips om je financiële administratie op orde te krijgen

Veel ondernemers besteden de boekhouding uit. Er is echter ook een heel groot aantal ondernemers dat zelf de boekhouding doet. Ben je dat laatste zelf ook van plan? Dan raden wij je aan om onderstaande tips op te volgen.
 

Tip 1: kies altijd voor online boekhouden

Online boekhouden is volledig van deze tijd. Met slimme boekhoudsoftware geniet je simpelweg van heel veel voordelen:
 

• Je kunt processen automatiseren. Met goede boekhoudsoftware kun je tal van processen automatiseren. Hiermee verklein je de kans op het maken van fouten. En hiermee bespaar je ook nog een hoop tijd.
• Het is erg betaalbaar. Met goede boekhoudsoftware ben je veelal voor een paar tientjes per maand kwijt. Dat is een stuk goedkoper dan het inschakelen van een specialist.
• Altijd inzicht in je boekhouding. Kies je voor een digitale boekhouding? Dan heb je altijd inzicht in je boekhouding. Ongeacht waar je bent.
• Altijd een back-up. Je hoeft niet bang te zijn dat je je hele boekhouding kwijtraakt. Het boekhoudprogramma zorgt namelijk automatisch voor het maken van back-ups.
• Snel en makkelijk factureren. Met een online boekhoudpakket maak je razendsnel facturen aan. Deze facturen kun je ook met één druk op de muisknop versturen.
• Slimme koppelingen. Bij online boekhouden kun je je rekening aan het programma koppelen. Elke nacht worden alle transacties vanaf de rekening naar het programma gekopieerd. Dit is een van de vele voorbeelden van slimme koppelingen.
• Koppeling met Belastingdienst. Veel boekhoudprogramma’s bieden een koppeling met de Belastingdienst. Dit betekent dat je heel snel je BTW aangiftes in kunt dienen. Ook dien je hiermee makkelijker je aangifte inkomstenbelasting in.
• Weinig tijd kwijt. Aan een online boekhouding ben je al met al weinig tijd kwijt. De bespaarde tijd besteed je aan je eigen bedrijf. Of dus aan de leukere dingen in het leven. Boekhouden is voor weinig ondernemers een hobby. 

Tip 2: voeg al je contacten toe aan je boekhoudprogramma

Heb je voor een online boekhoudpakket gekozen? Dan is het advies om al je contacten aan het programma toe te voegen.
 

Het gaat hierbij om zowel je debiteuren als om je crediteuren. Heb je alle contacten toegevoegd? Dan maak je nog sneller facturen aan. En kun je nog sneller transacties koppelen c.q. verwerken. Makkelijk online boekhouden wordt hiermee nóg makkelijker.
 

Ga je in zee met nieuwe leveranciers? Voeg deze dan direct toe aan het boekhoudprogramma. Zorg ervoor dat alle informatie in het programma altijd actueel is. Dit maakt het ondernemen nóg makkelijker. 

Tip 3: maak gebruik van een grootboek

Heb je een ietwat complexere boekhouding? Maak dan altijd gebruik van een grootboek. Een grootboekrekening is een verzameling van inkomsten en uitgaven per categorie.
 

Maak je een grootboekrekening aan? Dan kun je dus per categorie inzicht krijgen in de baten en lasten. Je krijgt hiermee bijvoorbeeld inzicht in mogelijke besparingen. De meeste bedrijven met een complexe administratie kiezen voor grootboekrekeningen.

Tip 4: voeg je producten aan je boekhoudprogramma toe

Wil je met je boekhoudprogramma ook makkelijk kunnen offreren? Voeg dan je diensten en goederen aan het boekhoudprogramma toe. Je hoeft vervolgens op de offerte alleen maar de betreffende producten te selecteren. 

Tip 5: plan vaste momenten in je agenda

Wil je volledig zelf je eigen boekhouding bijhouden? Plan dan vaste momenten hiervoor in je agenda. Houd bijvoorbeeld elke woensdagochtend vrij. 

Zo weet je zeker dat je tijd aan je boekhouding besteedt. En je weet ook dat dit niet ten koste van je bedrijf gaat. Bijkomend voordeel: de boekhouding blijft hierdoor overzichtelijk. 

Tip 6: neem altijd een zakelijke bankrekening

Ben je een startende ondernemer? Dan wil je mogelijk je kosten laag houden. Wellicht kies je hierdoor ervoor om géén zakelijke bankrekening aan te maken. Dit zou je echter wel moeten doen.

Hiermee maak je namelijk onderscheid tussen je privé en zakelijke vermogen. Ook voorkom je hiermee dat privé en zakelijke transacties door elkaar lopen. Heb je een zakelijke bankrekening? Dan kun je deze ook nog koppelen aan de slimme boekhoudsoftware.

Tip 7: betaal inkomende facturen op tijd

Hoe fijn is het als je klanten op tijd betalen? Heel fijn! Je kunt hierdoor aan je financiële verplichtingen voldoen. Ook hoef je geen tijd aan openstaande facturen te besteden.
 

Mede hierom de volgende tip: betaal inkomende facturen zelf ook op tijd. Als dit andersom zou gebeuren, zou je dit zelf ook fijn vinden!
 

Bijkomend voordeel: je krijgt goed inzicht in je financiën.

Tip 8: maak een vast sjabloon voor je factuur

In een goed boekhoudprogramma kun je vaste sjablonen aanmaken. Doe dit voor zowel de factuur als voor de offerte. Dit levert meerdere voordelen op:

• De facturen en offertes sluiten aan op de huisstijl. Je kunt namelijk op dit sjabloon zelf bepalen waar je logo komt te staan. En welke kleurstelling de factuur/offerte heeft.
• Je bespaart een hoop tijd. Zodra je nieuwe facturen aanmaakt, hebben deze facturen direct de juiste stijl. Dit bespaart je een hoop tijd. 

Tip 9: boek facturen in de juiste periode

Heb je een factuur op 30 september binnengekregen? Dan moet je deze factuur op 30 september boeken. Hiermee klopt de belastingaangifte voor het derde kwartaal.
 

Je moet te allen tijde de facturen in de juiste periode boeken. Wil je maandelijks factureren versturen? Zet deze dan ook op de laatste dag van de maand. Op deze manier kloppen alle verkoopfacturen. En daarmee ook je belastingaangiftes.

Tip 10: bied meerdere betaalmethodes aan je klanten aan

Verstuur je met slimme boekhoudsoftware je facturen? Dan kun je hier meerdere betaalmethodes aan koppelen:

• Directe betaling via iDeal. De ontvanger van de factuur hoeft hiervoor alleen maar de QR code te scannen.
• Werk met abonnementen. Je kunt ook met abonnementen en automatische incasso’s werken.
• Andere betaalmethodes. Kijk bijvoorbeeld naar PayPal en vergelijkbare betaalmethodes.

Tip 11: neem crediteurenbeheer serieus

Krijg je veel inkoopfacturen binnen? Verwerk deze facturen dan alsof het verkoopfacturen zijn. Je wilt dat die facturen snel betaald worden. En je wilt ook dat het juiste betalingskenmerk vermeld wordt. Zorg er daarom voor dat je dit zelf óók doet bij de inkoopfacturen.

Tip 12: neem debiteurenbeheer serieus

Je hebt met crediteurenbeheer te maken, maar ook met debiteurenbeheer. Voer regelmatig een controle uit welke facturen nog openstaan. Verstuur tijdig de herinneringen. En verstuur eventueel aanmaningen. Blijft de betaling dan alsnog uit? Dan kun je eventueel een incassobureau inschakelen. 
 

Tip: houd je altijd aan de regelgeving met betrekking tot herinneringen. Mocht het ooit op een rechtszaak uitlopen, weet je dat je aan de wet voldaan hebt.

Tip 13: verdiep je in de te betalen belastingen

Heb je enig idee welke belasting je moet betalen? En weet je wanneer je belasting moet betalen? Als je je eigen boekhouding bijhoudt, moet je dit volledig weten.
 

Met andere woorden: je moet je aan de fiscale regels houden. Hiervoor heb je geen controle van bijvoorbeeld boekhouders. Ook kun je niemand ter verantwoording roepen. Je bent verantwoordelijk voor je eigen boekhouding. En voor het naleven van de regels.

Tip 14: nummer de uitgaande facturen

Alle uitgaande facturen moet je opeenvolgend nummer. Begin bijvoorbeeld met nummer 1. 
 

Hoe je de uitgaande facturen nummert, is aan jezelf. Je kunt bijvoorbeeld kiezen voor maand-dag-factuurnummer. Echter, je kunt ook kiezen voor alleen een factuurnummer.

Tip 15: kies voor slimme automatisering

Maak je gebruik van een online boekhoudpakket? Dan kun je op meerdere manieren je boekhouding automatiseren. Verdiep je hier goed in en maak het boekhouden hiermee nog makkelijker voor jezelf.

Tip 16: doe de btw aangifte op tijd

De laatste tip heeft betrekking op de BTW aangifte. Doe deze aangifte altijd op tijd. En betaal de aangifte vervolgens ook op tijd. Mocht je hier te laat mee zijn, kun je een flinke boete krijgen.

📙Hoe kies je het beste online boekhoudprogramma uit?

Wil je de kans op fouten minimaliseren? Wil je van veel gemak genieten? En wil je je boekhouding kunnen automatiseren? Dan kun je niet om een online boekhoudpakket heen.

De online boekhoudsoftware is voor elke ondernemer beschikbaar. Zowel voor ondernemers die al jarenlang bezig zijn als voor starters.
 

Maar: hoe kies je nou het beste online boekhoudpakket uit? Dat doe je door goed op alle onderstaande punten te letten.

Functionaliteiten

Ten eerste moet je goed naar de functionaliteiten kijken. Welke functionaliteiten biedt het boekhoudprogramma aan? En waar heb je behoefte aan? Dit moet je goed op elkaar af zien te stemmen.
 

Let hierbij ook op de automatiseringsmogelijkheden. Kun je bepaalde processen automatiseren? En wat zou je graag willen automatiseren? Stem ook dit op elkaar af.
 

Tip: stem dit ook af op je bedrijf en boekhouding. Heb je een complexe boekhouding? Dan heb je meerdere functies nodig. Heb je een hele simpele boekhouding? Dan heb je een stuk minder functies nodig.

Website

Ten tweede moet je goed naar de website kijken. De website moet aan enkele eisen voldoen:

• De website moet overzichtelijk zijn. Als je voor het eerst inlogt, moet de website voor zich spreken.
• De website moet snel zijn. Je wilt uiteraard geen tijd verdoen tijdens het doen van je boekhouding.

App

Ten derde moet je goed naar de mobiele app kijken. Met name als je veel onderweg bent, moet je je boekhouding via je smartphone kunnen doen.
 

Dat is alleen mogelijk als de app van het boekhoudprogramma aan je wensen voldoet. Ga daarom op voorhand goed na hoe de app er uit ziet. En welke functies de app biedt.

Ondersteuning

Ten vierde zou je goed naar de ondersteuning moeten kijken. Bestaat er bijvoorbeeld iets van een kennisbank? Of vind je online veel handleidingen terug? Met name voor starters is een dergelijke ondersteuning erg belangrijk.

Klantenservice

Ten vijfde moet je goed naar de klantenservice kijken:
 

• Hoe kun je de klantenservice bereiken? Idealiter kun je e-mailen, bellen én live chatten.
• Wat zijn de openingstijden? Kun je de klantenservice alleen op kantooruren bereiken? Of mogelijk ook in het weekend?

Gebruiksgemak

Ten zesde moet je goed naar het gebruiksgemak kijken. Dit punt gaat hand in hand met bovengenoemde punten:

• De gewenste functies bieden het gewenste gebruiksgemak aan
• Een goede website zorgt voor veel gebruiksgemak
• Een goede mobiele app zorgt voor veel gebruiksgemak onderweg
• Een goede ondersteuning & klantenservice zorgt voor veel gebruiksgemak

Kosten

Ten zevende moet je goed naar de kosten kijken. Wat moet je precies voor het boekhoudprogramma betalen? En heb je de keuze uit meerdere pakketten?
 

Dat laatste is bij de meeste programma’s het geval. Maak daarom een goede vergelijking tussen de pakketten. Let goed op de samenstelling van de pakketten. Maar kijk ook kritisch naar het prijskaartje per pakket.

Ervaringen van andere ondernemers

Tot slot moet je naar de ervaringen van andere ondernemers kijken. Beoordelen veel ondernemers een boekhoudprogramma positief? Dan is dat een goed teken. Bij veel negatieve beoordelingen kun je beter nog even verder kijken.

👉 Hier helpen wij je ook een handje bij. Op deze pagina vind je bijvoorbeeld de beste boekhoudprogramma’s. En op deze pagina vind je de beste boekhoudprogramma’s voor ZZP.